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Registering an asset

Registrar un activo

Registering an asset creates its record with the cost and the category. Placing it in service marks the day the company starts using it. Both steps are needed for the asset to count.

Registrar un activo crea su ficha con el costo y la categoría. Darlo de alta en servicio marca el día en que la empresa empieza a usarlo. Hacen falta los dos pasos para que el activo cuente.

👤 Who: Accounting Manager📍 Where: Accounting → Fixed Assets → Assets

👤 Quién: Accounting Manager (responsable de contabilidad)📍 Dónde: Contabilidad → Activos Fijos → Activos

Create the asset

Crear el activo

Press New Asset. The Create Fixed Asset form opens.
Type the Name.
Choose the Category. The asset takes from it the depreciation method, the useful life, the salvage percentage and the accounts.
Type the Acquisition Cost, greater than zero, and the Acquisition Date.
Add what helps to identify it: Description, Serial Number, Location and the Custodian, the person responsible for it.
Press Create. The asset is saved as Draft with a number of its own, such as FA-0000012.

Tocá Nuevo Activo. Se abre el formulario Crear Fijo Activo.
Escribí el Nombre.
Elegí la Categoría. El activo toma de ella el método de depreciación, la vida útil, el porcentaje residual y las cuentas.
Escribí el Acquisition Costo, mayor que cero, y la Acquisition Fecha.
Agregá lo que ayude a identificarlo: Descripción, Serial Número, Ubicación y el Custodio, la persona responsable del activo.
Tocá Crear. El activo se guarda como Borrador con un número propio, como FA-0000012.

⛔

Check the cost, the date and the category before you press Create. They cannot be changed afterwards, and an asset cannot be deleted. If one of them is wrong, the way out is to dispose of the asset and register it again.Revisá el costo, la fecha y la categoría antes de tocar Crear. Después no se pueden cambiar, y un activo no se puede eliminar. Si alguno está mal, la salida es dar de baja el activo y registrarlo de nuevo.

On creation the system works out the rest: the salvage value is the cost multiplied by the salvage percentage of the category, the depreciable amount is the cost less the salvage value, the net book value starts equal to the cost, and the remaining life starts at the useful life of the category.

Al crear, el sistema calcula el resto: el valor residual es el costo multiplicado por el porcentaje residual de la categoría, el importe depreciable es el costo menos el valor residual, el valor en libros empieza igual al costo, y la vida útil restante empieza en la vida útil de la categoría.

Place the asset in service

Dar de alta en servicio

Open the asset from the list.
Press Place In Service. The button shows only while the asset is in draft.
Set the In-Service Date, the day the asset starts being used.
Leave Fiscal Period ID (optional) empty. It is not used.
Press Confirm. The asset becomes Active and the date shows in In-Service Date.

Abrí el activo desde la lista.
Tocá Dar de alta en servicio. El botón aparece solo mientras el activo está en borrador.
Poné la En-Service Fecha, el día en que el activo empieza a usarse.
Dejá Fiscal Periodo ID (opcional) vacío. No se usa.
Tocá Confirmar. El activo pasa a Activo y la fecha figura en Fecha de alta en servicio.

⚠️

Placing in service cannot be undone. An active asset does not go back to draft.El alta en servicio no se puede deshacer. Un activo activo no vuelve a borrador.

Correct the description of an asset

Corregir la descripción de un activo

While an asset is in draft or active, Edit on its page lets you change four things: Name, Description, Serial Number and Location. Press Save to keep them. To change the person responsible, use a transfer: see Transfers, changes of value and disposals.

Mientras un activo está en borrador o activo, Editar en su página deja cambiar cuatro cosas: Name, Description, Serial Number y Location. Tocá Guardar para conservarlas. Para cambiar al responsable usá una transferencia: mirá Transferencias, cambios de valor y bajas.

ℹ️

The Record Units button shows only on assets whose method is Units of Production. That method does not calculate depreciation yet, so recording units has no effect on the books.El botón Registrar unidades aparece solo en los activos cuyo método es Units of Production. Ese método todavía no calcula depreciación, así que registrar unidades no tiene efecto en los libros.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create asset": The cost is zero, or the category could not be read. Type a cost greater than zero and choose the category again. It also appears if your role is Accounting Viewer.
"Failed to load categories": The category list could not be read. Close the form and open it again. If you have no categories yet, create one first.
"Failed to place in service": The asset is no longer in draft, or the date is missing. Reload the page: if the status is already Active, there is nothing left to do.
The Place In Service button is not there: The asset is already active or disposed.
"Failed to update asset": The change could not be saved. Reload the page and try again.
The Custodian list does not show a person: The list shows the first two hundred users. Leave it on -- None -- and set the custodian later with a transfer.

«Error al crear activo»: El costo es cero, o no se pudo leer la categoría. Escribí un costo mayor que cero y elegí de nuevo la categoría. También aparece si tu rol es Accounting Viewer.
«Error al cargar categorías»: No se pudo leer la lista de categorías. Cerrá el formulario y abrilo de nuevo. Si todavía no tenés categorías, creá una primero.
«Error al place en service»: El activo ya no está en borrador, o falta la fecha. Recargá la página: si el estado ya es Activo, no queda nada por hacer.
No está el botón Dar de alta en servicio: El activo ya está activo o dado de baja.
«Error al actualizar activo»: El cambio no se pudo guardar. Recargá la página y probá de nuevo.
La lista Custodio no muestra a una persona: La lista muestra los primeros doscientos usuarios. Dejala en -- None -- y asigná al responsable después con una transferencia.