User manualManual de usuario › Taxes and fixed assets › Fixed assets › Transfers, changes of value and disposalsImpuestos y activos fijos › Activos fijos › Transferencias, cambios de valor y bajas

Transfers, changes of value and disposals

Transferencias, cambios de valor y bajas

What happens to an asset between the day it enters service and the day it leaves: it changes hands, its value is revised, and at the end it is sold or scrapped. Each of these is a document that goes from draft to approved and then to its final step.

Lo que le pasa a un activo entre el día en que entra en servicio y el día en que sale: cambia de manos, se revisa su valor, y al final se vende o se descarta. Cada una de estas cosas es un documento que va de borrador a aprobado y después a su paso final.

👤 Who: Accounting Manager📍 Where: Accounting → Fixed Assets → Asset Transfers · Revaluations · Impairments · Disposals

👤 Quién: Accounting Manager (responsable de contabilidad)📍 Dónde: Contabilidad → Activos Fijos → Transferencias de Activos · Revaluaciones · Deterioros · Bajas de Activos

What the four documents have in common

Lo que tienen en común los cuatro documentos

The asset is given by its identifier. The form asks for the Asset ID: open the asset in another tab and copy the long code at the end of the address of its page. The lists show the first characters of that code, not the asset's name.
Three steps. The document is created in Draft, then Approve in the row menu, then the final action. Nothing changes on the asset until the final action.
The final action shows as Post (in Spanish, Después) for disposals, revaluations and impairments, and as Complete for transfers.
A document cannot be edited, cancelled or deleted. A draft you no longer want simply stays in draft.
The figures are taken when the draft is created. Create the document after the last depreciation of the asset, not before.

El activo se indica por su identificador. El formulario pide el Activo ID: abrí el activo en otra pestaña y copiá el código largo que figura al final de la dirección de su página. Las listas muestran los primeros caracteres de ese código, no el nombre del activo.
Tres pasos. El documento se crea en Borrador, después Aprobar en el menú de la fila, después la acción final. Nada cambia en el activo hasta la acción final.
La acción final figura como Después (en inglés, Post) en bajas, revaluaciones y deterioros, y como Completo en transferencias.
Un documento no se puede editar, anular ni eliminar. Un borrador que ya no querés simplemente queda en borrador.
Las cifras se toman cuando se crea el borrador. Creá el documento después de la última depreciación del activo, no antes.

Transfer an asset

Transferir un activo

Go to Asset Transfers and press New Transfer.
Paste the Asset ID and set the Transfer Date.
Paste the To Custodian ID, the identifier of the user who becomes responsible for the asset.
Type the destination in To Department (Dimension JSON) in the form shown as an example in the field, with the department between quotes.
Type the Reason and press Create.
Approve the transfer and then Complete it from the row menu.

Entrá a Transferencias de Activos y tocá Nueva transferencia.
Pegá el Activo ID y poné la Transferencia Fecha.
Pegá el Hasta Custodian ID, el identificador del usuario que pasa a ser responsable del activo.
Escribí el destino en Hasta Department (Dimension JSON) con la forma que el campo muestra de ejemplo, con el departamento entre comillas.
Escribí el Motivo y tocá Crear.
Aprobá la transferencia y después completala desde el menú de la fila.

On completion the transfer gets its number (AXFR-…) and the asset takes the new custodian and the new department. A transfer does not create a journal entry.

Al completarse, la transferencia recibe su número (AXFR-…) y el activo toma el nuevo responsable y el nuevo departamento. Una transferencia no genera asiento.

⚠️

Fill in both destinations. The custodian and the department of the asset are replaced by what the transfer says. If you leave one of them empty, the asset is left without it.Completá los dos destinos. El responsable y el departamento del activo se reemplazan por lo que dice la transferencia. Si dejás uno vacío, el activo se queda sin ese dato.

Revalue an asset

Revaluar un activo

Go to Revaluations and press New Revaluation.
Paste the Asset ID and set the Revaluation Date.
Type the New Fair Value, greater than zero, and the Appraiser if there is one.
Type the Reason and press Create. The list shows Old Value (the book value at that moment), New Value and Change.
Approve and then post from the row menu.

Entrá a Revaluaciones y tocá Nueva revaluación.
Pegá el Activo ID y poné la Revaluación Fecha.
Escribí el Nuevo Fair Valor, mayor que cero, y el Tasador si hay uno.
Escribí el Motivo y tocá Crear. La lista muestra Valor Anterior (el valor en libros en ese momento), Valor Nuevo y Cambio.
Aprobá y después contabilizá desde el menú de la fila.

When it is posted, the net book value of the asset becomes the new fair value. If the value went up, the difference is added to the revaluation surplus kept on the asset.

Al contabilizarse, el valor en libros del activo pasa a ser el nuevo valor razonable. Si el valor subió, la diferencia se suma al superávit por revaluación que se guarda en el activo.

Record an impairment

Registrar un deterioro

Go to Impairments and press New Impairment.
Paste the Asset ID and set the Impairment Date.
Type the Recoverable Amount. It has to be lower than the current book value of the asset.
Type the Reason and press Create. The loss is the book value less the recoverable amount.
Approve and then post from the row menu.

Entrá a Deterioros y tocá Nuevo deterioro.
Pegá el Activo ID y poné la Deterioro Fecha.
Escribí el Recoverable Monto. Tiene que ser menor que el valor en libros actual del activo.
Escribí el Motivo y tocá Crear. La pérdida es el valor en libros menos el importe recuperable.
Aprobá y después contabilizá desde el menú de la fila.

When it is posted, the loss is added to the accumulated depreciation of the asset and its net book value becomes the cost less that accumulated amount.

Al contabilizarse, la pérdida se suma a la depreciación acumulada del activo y su valor en libros pasa a ser el costo menos ese acumulado.

⚠️

Revaluations and impairments change the register only. Posting one does not create a journal entry. Record the change of value in the ledger with a manual journal entry for the same amount, so that the register and the ledger agree.Las revaluaciones y los deterioros cambian solo el registro. Contabilizar uno no genera un asiento. Registrá el cambio de valor en la contabilidad con un asiento manual por el mismo importe, para que el registro y la contabilidad coincidan.

Dispose of an asset

Dar de baja un activo

Go to Disposals and press New Disposal.
Paste the Asset ID.
Choose the Disposal Type: Sale, Write-Off, Scrapped, Donated or Trade-In. The type describes the disposal; the entry is built the same way for all of them.
Set the Disposal Date, which will be the date of the journal entry.
Type the Proceeds (Sale Price), what you received for the asset. Leave zero if you received nothing.
Type the Buyer Name if there is one, and the Reason.
Press Create. The list shows the Gain/Loss: the proceeds less the book value of the asset at that moment.
Have another person approve it. The user who created the disposal cannot approve it.
Post it from the row menu.

Entrá a Bajas de Activos y tocá Nueva baja.
Pegá el Activo ID.
Elegí el Baja Tipo: Venta, Baja, Descartado, Donado o Retoma. El tipo describe la baja; el asiento se arma igual para todos.
Poné la Baja Fecha, que va a ser la fecha del asiento.
Escribí el Proceeds (Sale Precio), lo que recibiste por el activo. Dejá cero si no recibiste nada.
Escribí el Buyer Nombre si lo hay, y el Motivo.
Tocá Crear. La lista muestra la Ganancia/Pérdida: lo recibido menos el valor en libros del activo en ese momento.
Hacé que la apruebe otra persona. El usuario que creó la baja no puede aprobarla.
Contabilizala desde el menú de la fila.

Posting gives the disposal its number (DISP-…), leaves the asset as Disposed with the disposal date, and writes one journal entry with the accounts of the asset's category:

Al contabilizar, la baja recibe su número (DISP-…), el activo queda Dado de baja con la fecha de la baja, y se genera un asiento con las cuentas de la categoría del activo:

Line	Account	Amount
Debit	Accum. Depreciation Account	The accumulated depreciation of the asset.
Debit	Gain on Disposal Account	The proceeds, when there are any.
Debit	Loss on Disposal Account	The loss, when the proceeds are lower than the book value.
Credit	Gain on Disposal Account	The gain, when the proceeds are higher than the book value.
Credit	Asset Cost Account	The cost of the asset.

Línea	Cuenta	Importe
Debe	Accum. Depreciación Cuenta	La depreciación acumulada del activo.
Debe	Gain on Baja Cuenta	Lo recibido, cuando hay.
Debe	Loss on Baja Cuenta	La pérdida, cuando lo recibido es menor que el valor en libros.
Haber	Gain on Baja Cuenta	La ganancia, cuando lo recibido es mayor que el valor en libros.
Haber	Activo Costo Cuenta	El costo del activo.

⚠️

The proceeds are not posted to a bank or a customer account. The entry debits them to the gain account of the category. After posting a sale, make a manual journal entry that moves that amount from the gain account to the bank or to the account of the buyer.Lo recibido no se registra en un banco ni en una cuenta de cliente. El asiento lo debita en la cuenta de ganancia de la categoría. Después de contabilizar una venta, hacé un asiento manual que pase ese importe de la cuenta de ganancia al banco o a la cuenta del comprador.

⛔

A posted disposal cannot be undone. The asset stays disposed and there is no reversal on this screen. Check the asset, the date and the proceeds while the disposal is still in draft.Una baja contabilizada no se puede deshacer. El activo queda dado de baja y esta pantalla no tiene reversión. Revisá el activo, la fecha y lo recibido mientras la baja sigue en borrador.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create disposal": The Asset ID is not a valid identifier, the asset does not exist, or it is already disposed. Copy the identifier again from the address of the asset's page.
"Failed to approve disposal": You created the disposal yourself: another user has to approve it. It also appears if the disposal is no longer in draft.
"Failed to post disposal": The disposal is not approved yet, the fiscal period of the disposal date is closed, or an account of the category is inactive.
"Failed to create impairment": The recoverable amount is equal to or higher than the book value of the asset, or the Asset ID is not valid.
"Failed to create revaluation": The new fair value is zero, or the Asset ID is not valid.
"Failed to create transfer": The Asset ID or the To Custodian ID is not a valid identifier, or the department was not typed in the form shown in the field.
The Gain/Loss of a disposal does not match the asset today: The figures were taken when the draft was created. If the asset was depreciated or revalued afterwards, leave that draft and create a new disposal.
I do not see Approve in the row menu: The document is no longer in draft. An approved document shows only the final action; a finished one shows none.

«Error al crear baja»: El Activo ID no es un identificador válido, el activo no existe, o ya está dado de baja. Copiá de nuevo el identificador desde la dirección de la página del activo.
«Error al aprobar baja»: La baja la creaste vos: tiene que aprobarla otro usuario. También aparece si la baja ya no está en borrador.
«Error al registrar baja»: La baja todavía no está aprobada, el período fiscal de la fecha de la baja está cerrado, o una cuenta de la categoría está inactiva.
«Error al crear deterioro»: El importe recuperable es igual o mayor que el valor en libros del activo, o el Activo ID no es válido.
«Error al crear revaluación»: El nuevo valor razonable es cero, o el Activo ID no es válido.
«Error al crear transferencia»: El Activo ID o el Hasta Custodian ID no es un identificador válido, o el departamento no se escribió con la forma que muestra el campo.
La Ganancia/Pérdida de una baja no coincide con el activo de hoy: Las cifras se tomaron cuando se creó el borrador. Si el activo se depreció o se revaluó después, dejá ese borrador y creá una baja nueva.
No veo Aprobar en el menú de la fila: El documento ya no está en borrador. Un documento aprobado muestra solo la acción final; uno terminado no muestra ninguna.