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What you can import today
Qué se puede importar hoy
The Import Studio reads a spreadsheet as it comes from a supplier or from your old system and turns it into categories, products, SKUs, sell prices and costs. It creates what is missing; it does not change what already exists.
El Estudio de importación lee una planilla tal como viene de un proveedor o de tu sistema anterior y la convierte en categorías, productos, SKU, precios de venta y costos. Crea lo que falta; no cambia lo que ya existe.
What one file can create
Qué puede crear un archivo
The import works in six stages, always in this order. Each stage uses what the previous one created.
La importación trabaja en seis etapas, siempre en este orden. Cada etapa usa lo que creó la anterior.
| Stage | What it creates |
|---|---|
| Categories | One category for each section title of the file, at the top level of the category tree. |
| Attributes | Two attributes for SKUs, Variante and Markup, if they do not exist yet. |
| Product families | The products. Rows that are sizes of the same article are grouped into one product; any other row is a product of its own. |
| SKUs (variants) | One SKU for each row of the file, with its code, its name and the tax class you chose. |
| Sell prices | The sell price of each SKU, in the price list you chose. |
| Costs (supplier) | The cost of each SKU, as a supplier price in Purchasing or as a standard cost in Accounting. |
| Etapa | Qué crea |
|---|---|
| Categorías | Una categoría por cada título de sección del archivo, en el primer nivel del árbol de categorías. |
| Atributos | Dos atributos para los SKU, Variante y Markup, si todavía no existen. |
| Familias de productos | Los productos. Las filas que son medidas de un mismo artículo se agrupan en un solo producto; cualquier otra fila es un producto por sí sola. |
| SKUs (variantes) | Un SKU por cada fila del archivo, con su código, su nombre y la clase de IVA que elegiste. |
| Precios de venta | El precio de venta de cada SKU, en la lista de precios que elegiste. |
| Costos (proveedor) | El costo de cada SKU, como precio de proveedor en Compras o como costo estándar en Contabilidad. |
What it does not do
Qué no hace
- It does not update. A category, product, SKU, price or cost that already exists is left exactly as it is. Importing a new price list does not change the prices of SKUs that already have a price in that list.
- It does not load stock. A column can be marked as Stock, but nothing is done with it yet.
- It does not load barcodes. A column can be marked as Barcode, but it is not saved on the SKU yet.
- It does not load customers, suppliers, orders or accounting data. It works only on the product catalogue.
- It cannot be undone from the screen. See Undoing an import and limits.
- No actualiza. Una categoría, un producto, un SKU, un precio o un costo que ya existe queda exactamente como está. Importar una lista de precios nueva no cambia los precios de los SKU que ya tienen precio en esa lista.
- No carga stock. Una columna se puede marcar como Stock, pero todavía no se hace nada con ella.
- No carga códigos de barras. Una columna se puede marcar como Código de barras, pero todavía no se guarda en el SKU.
- No carga clientes, proveedores, pedidos ni datos contables. Trabaja solo sobre el catálogo de productos.
- No se puede deshacer desde la pantalla. Mirá Deshacer una importación y límites.
Which import tool to use
Qué herramienta de importación usar
| You have | Use |
|---|---|
| A price list or catalogue in Excel, with its own layout, section titles, prices and costs. | The Import Studio, described in this section. |
| A tidy CSV file with one row per product or per SKU and the columns of the system, or you need to update products that already exist. | The import wizard of Products. See Importing products from a file. |
| The price list of one supplier, to keep what that supplier sells and at what price. | The catalogue import of Purchasing. See Importing a supplier price list. |
| Tenés | Usá |
|---|---|
| Una lista de precios o un catálogo en Excel, con su propio formato, títulos de sección, precios y costos. | El Estudio de importación, que se describe en esta sección. |
| Un archivo CSV prolijo con una fila por producto o por SKU y las columnas del sistema, o necesitás actualizar productos que ya existen. | El asistente de importación de Productos. Mirá Importar productos desde un archivo. |
| La lista de precios de un proveedor, para llevar qué vende ese proveedor y a qué precio. | La importación de catálogo de Compras. Mirá Importar la lista de precios de un proveedor. |
What the AI does and what it does not
Qué hace la IA y qué no
The name of the menu says AI, but most of the work follows fixed rules, so the same file always gives the same result.
El nombre del menú dice IA, pero la mayor parte del trabajo sigue reglas fijas, así que el mismo archivo da siempre el mismo resultado.
| Task | Who does it |
|---|---|
| Find the sheet, the header row and the section titles | Fixed rules. |
| Propose what each column is | Fixed rules that read the column titles. Only when the rules cannot find the name column or any price column, the AI is asked for a proposal. The label above the table says Rules-based or Refined by AI. |
| Decide what each column is | You. The proposal is only a starting point and nothing advances until you confirm it. |
| Read the rows, group sizes into products, calculate prices | Fixed rules. |
| Write to the catalogue | The system, only after you press Run import and confirm. |
| Tarea | Quién la hace |
|---|---|
| Encontrar la hoja, la fila de encabezado y los títulos de sección | Reglas fijas. |
| Proponer qué es cada columna | Reglas fijas que leen los títulos de las columnas. Solo cuando las reglas no encuentran la columna del nombre o ninguna columna de precio, se le pide una propuesta a la IA. La etiqueta arriba de la tabla dice Basado en reglas o Refinado por IA. |
| Decidir qué es cada columna | Vos. La propuesta es solo un punto de partida y nada avanza hasta que la confirmás. |
| Leer las filas, agrupar medidas en productos, calcular precios | Reglas fijas. |
| Escribir en el catálogo | El sistema, recién después de que tocás Ejecutar importación y confirmás. |
ℹ️
When the AI is consulted it receives the titles of the columns and a few sample values of each one, not the whole file. If the AI is not available for your company, the proposal comes from the rules and the import works the same.Cuando se consulta a la IA, recibe los títulos de las columnas y unos pocos valores de muestra de cada una, no el archivo entero. Si la IA no está disponible para tu empresa, la propuesta sale de las reglas y la importación funciona igual.
Common issues
Problemas habituales
- I do not see AI Import Studio in the menu
- The Products module or its Workflows & Data part is not enabled for your company, or your role has no access. Ask your administrator.
- I need to change the prices of products I already have
- The Import Studio does not change existing prices. Change them in the price list, or use the import wizard of Products for product data.
- I need to load my opening stock
- It is not loaded with this tool. Look at the Inventory section of this manual.
- No veo Importación IA en el menú
- El módulo Productos o su parte Flujos de trabajo y datos no está habilitado para tu empresa, o tu rol no tiene acceso. Consultá a tu administrador.
- Necesito cambiar los precios de productos que ya tengo
- El Estudio de importación no cambia precios que ya existen. Cambialos en la lista de precios, o usá el asistente de importación de Productos para los datos de producto.
- Necesito cargar mi stock inicial
- No se carga con esta herramienta. Mirá la sección Inventario de este manual.