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The import step by step
La importación paso a paso
Three steps on one screen: upload the file, review what each column is, and look at what would be created before you run it. Nothing is written to the catalogue until the last confirmation.
Tres pasos en una sola pantalla: subir el archivo, revisar qué es cada columna y mirar qué se crearía antes de ejecutar. No se escribe nada en el catálogo hasta la última confirmación.
Step 1 · Upload
Paso 1 · Subir
- Open Products → Workflows & Data → AI Import Studio. The Import Studio screen opens on the Upload step.
- Drop the file on the page, or press Choose file and pick it.
- Wait for the analysis. The bar at the top moves while the file is read. When it finishes, the screen goes by itself to Review mapping.
- Entrá a Productos → Flujos de trabajo y datos → Importación IA. Se abre la pantalla Estudio de importación en el paso Subir.
- Soltá el archivo sobre la página, o tocá Elegir archivo y elegilo.
- Esperá el análisis. La barra de arriba se mueve mientras se lee el archivo. Cuando termina, la pantalla pasa sola a Revisar mapeo.
Step 2 · Review the mapping
Paso 2 · Revisar el mapeo
- Read the AI analysis block. It shows the file, the Sheet that was taken, the Header row, how many Columns and how many Sections were found. If the sheet or the row are wrong, stop here and correct the file.
- Go through the Column mapping table. For each Column of your file, Maps to says what it was taken as and Why gives the reason. Change Maps to wherever the proposal is wrong, and leave (ignore) on the columns you do not want to load.
- Check that Name is assigned to the column with the description of the product. Assign each of the other options to one column at most.
- Fill in the values that apply to every row (see the table below).
- Press Confirm mapping. The screen goes to Preview & import.
- Leé el bloque Análisis de IA. Muestra el archivo, la Hoja que se tomó, la Fila de encabezado, cuántas Columnas y cuántas Secciones se encontraron. Si la hoja o la fila están mal, frená acá y corregí el archivo.
- Recorré la tabla Mapeo de columnas. Para cada Columna de tu archivo, Asignar a dice como qué se tomó y Por qué da el motivo. Cambiá Asignar a donde la propuesta esté mal, y dejá (ignorar) en las columnas que no querés cargar.
- Revisá que Nombre esté asignado a la columna con la descripción del producto. Asigná cada una de las otras opciones a una sola columna como máximo.
- Completá los valores que valen para todas las filas (mirá la tabla de abajo).
- Tocá Confirmar mapeo. La pantalla pasa a Previsualizar e importar.
| Field | What it decides |
|---|---|
| Currency | The currency of the sell prices and the costs of the file. |
| Tax class | The tax class every new SKU is created with. |
| Unit | It is not applied yet: the SKUs are created with the unit EA whatever you choose here. Correct the unit on the SKU afterwards if it is another one. |
| Target price list | Where the sell prices go. Auto — use the default list (★) or create one uses the default list of your company; if there is none, it creates a list called Imported base prices. |
| SKU code prefix | The beginning of the codes built for rows that bring no code. Up to sixteen characters. |
| Cost target | Supplier price (Purchasing) saves the cost as the price of a supplier called Imported supplier, which the system creates. Standard cost (Accounting) saves it as the standard cost of the SKU. |
| Campo | Qué decide |
|---|---|
| Moneda | La moneda de los precios de venta y de los costos del archivo. |
| Clase de IVA | La clase de IVA con la que se crea cada SKU nuevo. |
| Unidad | Todavía no se aplica: los SKU se crean con la unidad EA elijas lo que elijas acá. Si es otra, corregí la unidad en el SKU después. |
| Lista de precios destino | Adónde van los precios de venta. Automático — usar la lista por defecto (★) o crear una usa la lista por defecto de tu empresa; si no hay, crea una lista llamada Imported base prices. |
| Prefijo de código SKU | El comienzo de los códigos que se arman para las filas que no traen código. Hasta dieciséis caracteres. |
| Destino del costo | Precio de proveedor (Compras) guarda el costo como precio de un proveedor llamado Imported supplier, que el sistema crea. Costo estándar (Contabilidad) lo guarda como costo estándar del SKU. |
💡
If the analysis found a cost column, a markup column and a sell price column, the block shows a formula in green. It means that the rows with an empty sell price will get one calculated from the cost and the markup.Si el análisis encontró una columna de costo, una de recargo y una de precio de venta, el bloque muestra una fórmula en verde. Significa que las filas con el precio de venta vacío van a recibir uno calculado a partir del costo y el recargo.
Step 3 · Preview
Paso 3 · Previsualizar
The Import stages table lists the six stages. Proposed is how many records each stage found in the file. Nothing has been written yet.
La tabla Etapas de importación lista las seis etapas. Propuesto es cuántos registros encontró cada etapa en el archivo. Todavía no se escribió nada.
- Click each stage to open a sample of what it would create: the names of the categories, the products with their category and how many variants each has, the SKUs with their code, the prices and the costs.
- Look for the generated label in the SKUs. It marks the codes that the system built because the row had none.
- Compare a few rows with your file, above all the product names, the grouping into variants and the prices. The sample shows up to fifty records of each stage; the note … and more (showing a sample) tells you there are more.
- Press Back to mapping if something is wrong, correct it and press Confirm mapping again.
- Hacé clic en cada etapa para abrir una muestra de lo que crearía: los nombres de las categorías, los productos con su categoría y cuántas variantes tiene cada uno, los SKU con su código, los precios y los costos.
- Buscá la etiqueta generado en los SKU. Marca los códigos que armó el sistema porque la fila no traía ninguno.
- Compará algunas filas con tu archivo, sobre todo los nombres de los productos, el agrupamiento en variantes y los precios. La muestra trae hasta cincuenta registros de cada etapa; la nota … y más (mostrando una muestra) te avisa que hay más.
- Tocá Volver al mapeo si algo está mal, corregilo y tocá Confirmar mapeo de nuevo.
Preview (dry-run) calculates the figures again without writing anything. Use it after changing something, or when the table is empty.
Previsualizar (simulación) vuelve a calcular las cifras sin escribir nada. Usalo después de cambiar algo, o cuando la tabla esté vacía.
Step 4 · Run the import
Paso 4 · Ejecutar la importación
- Press Run import. The question This writes to the catalog. Confirm? appears next to the buttons.
- Press Yes, import. The notice Import running in the background… appears.
- Watch the Created and Failed columns fill in stage by stage. A large file can take several minutes.
- Wait for Import complete. Then press Import another file to start again with another file, or leave the screen.
- Tocá Ejecutar importación. Al lado de los botones aparece la pregunta Esto escribe en el catálogo. ¿Confirmás?
- Tocá Sí, importar. Aparece el aviso Importación ejecutándose en segundo plano…
- Mirá cómo se completan las columnas Creados y Fallidos etapa por etapa. Un archivo grande puede tardar varios minutos.
- Esperá a que diga Importación completa. Después tocá Importar otro archivo para empezar de nuevo con otro archivo, o salí de la pantalla.
⛔
Run import writes to the catalogue and cannot be undone from this screen. Read the sample of every stage before confirming. If you are not sure, press Cancel in the question and go back to the mapping.Ejecutar importación escribe en el catálogo y no se puede deshacer desde esta pantalla. Leé la muestra de cada etapa antes de confirmar. Si no estás seguro, tocá Cancelar en la pregunta y volvé al mapeo.
ℹ️
The import keeps running if you leave the screen. To see how it is going, come back and open the file from Recent imports. Start over, at the top right, takes you back to the first step without deleting anything.La importación sigue corriendo aunque salgas de la pantalla. Para ver cómo va, volvé y abrí el archivo desde Importaciones recientes. Empezar de nuevo, arriba a la derecha, te lleva al primer paso sin borrar nada.
Common issues
Problemas habituales
- "Please choose an .xlsx, .xls or .csv file."
- The file is of another type. Save it as Excel or CSV and upload it again.
- "Import failed:" followed by a text, right after uploading
- The file could not be read. Read the text after the colon. The usual causes are a file above 25 MB, a damaged file or one protected with a password.
- The Proposed column shows zero in products and SKUs
- No column is assigned to Name, or the header row is wrong, so no row was read as a product. Press Back to mapping and check both.
- I cannot press Run import
- The button is enabled after a preview. Press Preview (dry-run) first; the hint Preview first next to the button says the same.
- I cannot click the third step at the top
- The steps at the top can be clicked to go back and forth, but Preview & import opens only after you confirmed the mapping.
- "Import failed:" appears right after I confirm
- The import could not start. If the text says it is already running, wait for it to finish. If not, your role may allow analysing files but not writing to the catalogue: ask your administrator.
- «Elegí un archivo .xlsx, .xls o .csv.»
- El archivo es de otro tipo. Guardalo como Excel o CSV y subilo de nuevo.
- «La importación falló:» seguido de un texto, apenas subís
- No se pudo leer el archivo. Leé el texto que sigue a los dos puntos. Las causas habituales son un archivo de más de 25 MB, un archivo dañado o uno protegido con contraseña.
- La columna Propuesto muestra cero en productos y SKU
- No hay ninguna columna asignada a Nombre, o la fila de encabezado está mal, así que ninguna fila se leyó como producto. Tocá Volver al mapeo y revisá las dos cosas.
- No puedo tocar Ejecutar importación
- El botón se habilita después de una previsualización. Tocá primero Previsualizar (simulación); la ayuda Previsualizá primero al lado del botón dice lo mismo.
- No puedo hacer clic en el tercer paso de arriba
- Los pasos de arriba sirven para ir y volver, pero Previsualizar e importar se abre recién después de confirmar el mapeo.
- Aparece «La importación falló:» apenas confirmo
- La importación no pudo arrancar. Si el texto dice que ya está corriendo, esperá a que termine. Si no, puede que tu rol permita analizar archivos pero no escribir en el catálogo: consultá a tu administrador.