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Sharing and who can see what

Compartir y quién puede ver qué

Where you keep a file decides who sees it. For the whole company, use Shared Drive. For specific people, an administrator shares the file or the folder with them by name.

Dónde guardás un archivo decide quién lo ve. Para toda la empresa, usá Unidad compartida. Para personas puntuales, un administrador comparte el archivo o la carpeta con ellas por nombre.

👤 Who: Any user · Administrator to share with specific people📍 Where: Files → three dots of a file or folder → Share

👤 Quién: Cualquier usuario · Administrador para compartir con personas puntuales📍 Dónde: Archivos → tres puntos de un archivo o carpeta → Compartir

Who can see a file

Quién puede ver un archivo

Where the file is	Who can open it	Who can rename, move or delete it
My Drive	You, and the people it was shared with.	You, and the people who received a level that allows it.
Shared Drive	Everybody in the company with access to Files.	The person who uploaded it, and the people who received a level that allows it.
System Shares	Administrators.	Nobody deletes from here: the system manages these files.

Dónde está el archivo	Quién lo puede abrir	Quién lo puede renombrar, mover o eliminar
Mi unidad	Vos, y las personas con las que se compartió.	Vos, y las personas que recibieron un nivel que lo permite.
Unidad compartida	Todos los de la empresa con acceso a Archivos.	Quien lo subió, y las personas que recibieron un nivel que lo permite.
Compartido del sistema	Los administradores.	Nadie elimina desde acá: estos archivos los maneja el sistema.

💡

The simplest way to share with everybody is to upload the file to Shared Drive. Anyone who can upload can add files and folders there. Only the person who uploaded a file can rename, move or delete it, unless that person gives someone else access.La forma más simple de compartir con todos es subir el archivo a Unidad compartida. Cualquiera que pueda subir puede agregar archivos y carpetas ahí. Solo quien subió un archivo lo puede renombrar, mover o eliminar, salvo que esa persona le dé acceso a alguien más.

Share with specific people

Compartir con personas puntuales

This is done by an administrator, on a file or folder the administrator owns or was given the right to share.

Lo hace un administrador, sobre un archivo o una carpeta que es suyo o sobre el que le dieron el derecho de compartir.

Open the three dots of the file or folder and choose Share. The window shows the name of what you are sharing.
Click Search users by name or email under Add people and tick the people. You can type to narrow the list. Each person you tick appears as a label below.
Choose the level in the box next to the search (see the table below). It applies to everybody you ticked.
Press Grant access. The button shows how many people you chose. They move to People with access.
Press Done.

Abrí los tres puntos del archivo o de la carpeta y elegí Compartir. La ventana muestra el nombre de lo que estás compartiendo.
Hacé clic en Buscar usuarios por nombre o email, debajo de Agregar personas, y tildá a las personas. Podés escribir para acortar la lista. Cada persona que tildás aparece como etiqueta debajo.
Elegí el nivel en el cuadro al lado de la búsqueda (mirá la tabla de abajo). Vale para todos los que tildaste.
Tocá Grant access. El botón muestra a cuántas personas elegiste. Pasan a Personas con acceso.
Tocá Listo.

Level	What the person can do
Viewer	Open and download.
Editor	The above, plus rename, move and restore from the trash.
Deleter	The above, plus send to the trash and delete forever.
Sharer	The above, plus share it in turn.
Admin	Everything the other levels allow.

Nivel	Qué puede hacer la persona
Lector	Abrir y descargar.
Editor	Lo anterior, y además renombrar, mover y restaurar de la papelera.
Eliminador	Lo anterior, y además mandar a la papelera y eliminar definitivamente.
Compartidor	Lo anterior, y además compartirlo a su vez.
Administrador	Todo lo que permiten los otros niveles.

Sharing a folder shares everything inside it, including what is added later.
The person finds it in Shared with me. The file does not move from where it is.
The level opens the door, but the person's role still counts: a read-only role cannot rename or delete even with the Editor level.
The list offers the first two hundred active users of the company. Type the name to find someone.

Compartir una carpeta comparte todo lo que tiene adentro, incluido lo que se agregue después.
La persona lo encuentra en Compartido conmigo. El archivo no se mueve de donde está.
El nivel abre la puerta, pero el rol de la persona sigue contando: un rol de solo lectura no puede renombrar ni eliminar aunque tenga el nivel Editor.
La lista ofrece los primeros doscientos usuarios activos de la empresa. Escribí el nombre para encontrar a alguien.

Change or remove someone's access

Cambiar o quitar el acceso de alguien

Open Share on the file or folder.
Find the person in People with access.
Choose another level in the box of that row to change it, or press the icon with the tooltip Remove access to take it away. The message Access removed confirms it.

Abrí Compartir en el archivo o la carpeta.
Buscá a la persona en Personas con acceso.
Elegí otro nivel en el cuadro de esa fila para cambiarlo, o tocá el ícono que dice Quitar acceso para sacárselo. El mensaje Acceso eliminado lo confirma.

ℹ️

A change of level or a removal can take up to a minute to reach the other person.Un cambio de nivel o una quita puede tardar hasta un minuto en llegarle a la otra persona.

Links for people outside the company

Enlaces para personas de afuera de la empresa

The Get link block of the window creates a link and copies it, but today that link does not open or download the file for the person who receives it. To send a file to someone outside the company, download it and send it by your usual means.

El bloque Obtener enlace de la ventana crea un enlace y lo copia, pero hoy ese enlace no le abre ni le descarga el archivo a quien lo recibe. Para mandarle un archivo a alguien de afuera de la empresa, descargalo y envialo por tu medio habitual.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to load access list": Your role does not allow managing who has access. Sharing with specific people is done by an administrator. To share with everybody, upload the file to Shared Drive.
"Some grants may have failed refreshing list": You cannot share this item: your role does not allow it, or the item is not yours and you were not given the Sharer level. The window reloads the list: look at who is really there.
"No matching users found": Nobody matches what you typed. The list holds the first two hundred active users: type the name or the e-mail differently.
"All users already have access": Everybody in the list already has access to this item.
"Failed to update permission": The level could not be changed. Check in People with access what level the person has now and try again.
The person does not see the file in Shared with me: Ask them to click Shared with me again to reload it. If it is a folder, they have to open it with a double click to see what is inside.
A row of People with access shows a long code and "Unknown user": That person is not among the users the window could load, for example because the user is no longer active. You can remove the access.

«No se pudo cargar la lista de accesos»: Tu rol no permite administrar quién tiene acceso. Compartir con personas puntuales lo hace un administrador. Para compartir con todos, subí el archivo a Unidad compartida.
«Algunos permisos podrían no haberse otorgado; actualizando la lista»: No podés compartir este elemento: tu rol no lo permite, o el elemento no es tuyo y no te dieron el nivel Compartidor. La ventana recarga la lista: fijate quién figura de verdad.
«No matching users found»: Nadie coincide con lo que escribiste. La lista tiene los primeros doscientos usuarios activos: escribí el nombre o el e-mail de otra forma.
«All users already have access»: Todos los de la lista ya tienen acceso a este elemento.
«No se pudo actualizar el permiso»: No se pudo cambiar el nivel. Fijate en Personas con acceso qué nivel tiene ahora la persona y probá de nuevo.
La persona no ve el archivo en Compartido conmigo: Pedile que vuelva a hacer clic en Compartido conmigo para recargarlo. Si es una carpeta, tiene que abrirla con doble clic para ver lo que hay adentro.
Una fila de Personas con acceso muestra un código largo y «Usuario desconocido»: Esa persona no está entre los usuarios que la ventana pudo cargar, por ejemplo porque el usuario ya no está activo. Podés quitarle el acceso.