ARCA contingency (CAEA)
Contingencia ARCA (CAEA)
When ARCA does not answer, a till can keep invoicing with a code requested in advance for each fortnight, the CAEA, on the contingency point of sale of its branch. Afterwards, everything issued that way is reported to ARCA. This chapter covers how to prepare it, how it works and what to check.
Cuando ARCA no responde, una caja puede seguir facturando con un código pedido de antemano para cada quincena, el CAEA, sobre el punto de venta de contingencia de su sucursal. Después, todo lo emitido así se le informa a ARCA. Este capítulo cubre cómo prepararla, cómo funciona y qué revisar.
How it works
Cómo funciona
- On a normal day each invoice is authorised by ARCA at the moment of the sale (CAE).
- Every fortnight the system requests a CAEA code for the company, before it is needed.
- If ARCA stops answering, the points of sale with an open till move to Contingencia and their tills issue with the CAEA, on the contingency point of sale of the branch.
- When ARCA answers again, they go back to Normal by themselves, and the vouchers issued with CAEA are reported to ARCA before the date ARCA set.
- En un día normal cada comprobante lo autoriza ARCA en el momento de la venta (CAE).
- Cada quincena el sistema pide un código CAEA para la empresa, antes de que haga falta.
- Si ARCA deja de responder, los puntos de venta con una caja abierta pasan a Contingencia y sus cajas emiten con el CAEA, sobre el punto de venta de contingencia de la sucursal.
- Cuando ARCA vuelve a responder, vuelven solos a Normal, y los comprobantes emitidos con CAEA se le informan a ARCA antes de la fecha que ARCA fijó.
Prepare it
Prepararla
- Create a CAEA point of sale in each branch, with the modality CAEA — contingencia, cuando ARCA no responde. The branch needs another active CAE point of sale. See Fiscal points of sale.
- Check that it shows Verificado en ARCA in the Modalidad column. If not, press Verificar and read the reason.
- Open the Contingencia CAEA tab and check that the current fortnight shows Otorgado.
- Have the tills opened after that. A till takes its contingency point of sale when it opens, and only if it is verified at that moment.
- Creá un punto de venta CAEA en cada sucursal, con la modalidad CAEA — contingencia, cuando ARCA no responde. La sucursal necesita otro punto de venta CAE activo. Mirá Puntos de venta fiscales.
- Revisá que diga Verificado en ARCA en la columna Modalidad. Si no, tocá Verificar y leé el motivo.
- Abrí la pestaña Contingencia CAEA y revisá que la quincena actual diga Otorgado.
- Hacé que las cajas se abran después de eso. Una caja toma su punto de venta de contingencia cuando se abre, y solo si en ese momento está verificado.
The CAEA of each fortnight
El CAEA de cada quincena
The Contingencia CAEA tab has four sub-tabs: Resumen, Quincenas, Comprobantes and Envíos a ARCA. In Resumen, the Cobertura block shows a card for the current fortnight and one for the next. A fortnight runs from the 1st to the 15th, or from the 16th to the last day of the month.
La pestaña Contingencia CAEA tiene cuatro sub-pestañas: Resumen, Quincenas, Comprobantes y Envíos a ARCA. En Resumen, el bloque Cobertura muestra una tarjeta para la quincena actual y otra para la próxima. Una quincena va del 1 al 15, o del 16 al último día del mes.
| State | Meaning |
|---|---|
| Sin pedir | Not requested yet. ARCA accepts the request from five days before the fortnight starts; the card says from which day it is requested. |
| Pendiente | Requested without success so far. The card shows the attempts, the last error and when the next attempt is. |
| Otorgado | ARCA gave the code. The card shows the code, with only its last four digits, Vale desde, Vale hasta and Informar hasta. |
| No otorgado | The code of that fortnight was not obtained and can no longer be requested. |
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Sin pedir | Todavía no se pidió. ARCA acepta el pedido desde cinco días antes de que empiece la quincena; la tarjeta dice desde qué día se pide. |
| Pendiente | Se pidió sin éxito hasta ahora. La tarjeta muestra los intentos, el último error y cuándo es el próximo intento. |
| Otorgado | ARCA dio el código. La tarjeta muestra el código, con solo sus últimos cuatro dígitos, Vale desde, Vale hasta e Informar hasta. |
| No otorgado | No se obtuvo el código de esa quincena y ya no se puede pedir. |
The request is automatic: the system looks every ten minutes for what is due, and also requests it as soon as a CAEA point of sale is created, switched to CAEA or reactivated. A failed request is retried by itself, with waits that grow up to eight hours, and the retries stop thirty days after the fortnight ends. Solicitar ahora asks right away for every pending fortnight, without waiting for the next attempt; it can take a couple of minutes if ARCA is slow.
El pedido es automático: el sistema busca cada diez minutos lo que corresponde pedir, y además lo pide apenas se crea, se pasa a CAEA o se reactiva un punto de venta CAEA. Un pedido que falla se reintenta solo, con esperas que crecen hasta ocho horas, y los reintentos se cortan treinta días después de que termina la quincena. Solicitar ahora pide en el momento todas las quincenas pendientes, sin esperar al próximo intento; puede tardar un par de minutos si ARCA está lento.
If the company cannot hold a CAEA, the block shows Esta empresa no está pidiendo CAEA with the reason, for example that it has no active CAEA point of sale, that its CUIT is not valid or that it does not invoice directly with ARCA. If the reason says that production CAEA codes are not being requested yet, ask the technical team to enable it.
Si la empresa no puede tener CAEA, el bloque muestra Esta empresa no está pidiendo CAEA con el motivo, por ejemplo que no tiene un punto de venta CAEA activo, que su CUIT no es válido o que no factura directo con ARCA. Si el motivo dice que todavía no se piden CAEA de producción, pedile al equipo técnico que lo habilite.
When ARCA does not answer
Cuando ARCA no responde
Each point of sale counts the invoices that failed because ARCA could not be reached. It moves out of Normal when it has at least three failures, at least five minutes apart between the first and the last, with no more than fifteen minutes between one failure and the next; any answer from ARCA starts the count again. Only a point of sale with an open till moves. At that moment the system decides how:
Cada punto de venta cuenta los comprobantes que fallaron porque no se pudo llegar a ARCA. Sale de Normal cuando junta al menos tres fallas, con al menos cinco minutos entre la primera y la última, y sin más de quince minutos entre una falla y la siguiente; cualquier respuesta de ARCA vuelve a empezar la cuenta. Solo cambia un punto de venta con una caja abierta. En ese momento el sistema decide cómo:
| Mode | When | At the counter |
|---|---|---|
| Contingencia | The till has its verified contingency point of sale and the company has a CAEA valid for today. | The till keeps selling and issues with CAEA. |
| Bloqueada | One of the two is missing: sin punto de venta de contingencia or sin CAEA vigente. | The till cannot start new sales. A sale already charged follows its usual path. |
| Modo | Cuándo | En el mostrador |
|---|---|---|
| Contingencia | La caja tiene su punto de venta de contingencia verificado y la empresa tiene un CAEA vigente para hoy. | La caja sigue vendiendo y emite con CAEA. |
| Bloqueada | Falta una de las dos cosas: sin punto de venta de contingencia o sin CAEA vigente. | La caja no puede empezar ventas nuevas. Una venta ya cobrada sigue su camino habitual. |
While a point of sale is out of Normal, the system asks ARCA again about every two minutes. When ARCA answers, every point of sale of your organisation in that environment goes back to Normal. While it does not answer, the mode is reviewed again: a blocked till moves to Contingencia if, for example, the CAEA arrives in the meantime.
Mientras un punto de venta está fuera de Normal, el sistema vuelve a consultar a ARCA cada dos minutos, aproximadamente. Cuando ARCA responde, todos los puntos de venta de tu organización en ese entorno vuelven a Normal. Mientras no responde, el modo se vuelve a revisar: una caja bloqueada pasa a Contingencia si, por ejemplo, mientras tanto llega el CAEA.
The contingency panel
El panel de contingencia
Gestión → Contingencia shows the mode of each active till point of sale and the outages there were. At the top it says SIN CORTES or how many are out of normal; Actualizar reads it again.
Gestión → Contingencia muestra el modo de cada punto de venta de caja activo y los cortes que hubo. Arriba dice SIN CORTES o cuántos están fuera de lo normal; Actualizar lo vuelve a leer.
- Puntos de venta: number, name, Modo (Normal, Contingencia or Bloqueada, with what is missing), Desde and Fallas al entrar, with how many failures there were and between which times.
- Historial: each outage with its environment, when it started and in which mode, when it ended, Cómo salió (ARCA volvió a responder or Forzada) and the reason.
- Puntos de venta: número, nombre, Modo (Normal, Contingencia o Bloqueada, con lo que falta), Desde y Fallas al entrar, con cuántas fallas hubo y entre qué horarios.
- Historial: cada corte con su entorno, cuándo empezó y en qué modo, cuándo terminó, Cómo salió (ARCA volvió a responder o Forzada) y el motivo.
Forzar salida puts a point of sale back to Normal at once, even if ARCA still does not answer. Only a PLATFORM_ADMIN user sees it, that is, Kubrik support. It asks for a Motivo of up to five hundred characters, which is recorded in the audit log with the user who forced it. If the next sales fail again, the point of sale can enter contingency again.
Forzar salida devuelve un punto de venta a Normal en el acto, aunque ARCA siga sin responder. Solo la ve un usuario PLATFORM_ADMIN, es decir, soporte de Kubrik. Pide un Motivo de hasta quinientos caracteres, que queda registrado en la auditoría con el usuario que la forzó. Si las ventas siguientes vuelven a fallar, el punto de venta puede volver a entrar en contingencia.
Reporting to ARCA
El informe a ARCA
Every voucher issued with CAEA has to be reported to ARCA before the Informar hasta date of its code. The system does it by itself once a day: from six in the morning to ten at night, Argentine time, it tries every hour until ARCA answers, and only sends when ARCA is answering.
Cada comprobante emitido con CAEA se le tiene que informar a ARCA antes de la fecha Informar hasta de su código. El sistema lo hace solo una vez por día: de seis de la mañana a diez de la noche, hora argentina, lo intenta cada hora hasta que ARCA responde, y solo envía cuando ARCA está respondiendo.
- Vouchers go by point of sale and type, in number order, in sends of up to two hundred and fifty consecutive numbers of the same code.
- Before each send the system asks ARCA up to which number it already has, so nothing is reported twice.
- A credit note whose invoice was also issued with CAEA waits until the invoice is reported.
- If ARCA rejects a voucher, it goes into quarantine (Error al informar) and the ones that follow it in its series wait behind it (Retenido).
- When a code's validity has ended and its point of sale owes nothing, it shows as Saldada.
- Los comprobantes van por punto de venta y tipo, en orden de número, en envíos de hasta doscientos cincuenta números seguidos del mismo código.
- Antes de cada envío el sistema le pregunta a ARCA hasta qué número ya tiene, así nada se informa dos veces.
- Una nota de crédito cuya factura también se emitió con CAEA espera a que se informe la factura.
- Si ARCA rechaza un comprobante, queda en cuarentena (Error al informar) y los que siguen en su serie esperan detrás (Retenido).
- Cuando terminó la vigencia de un código y su punto de venta no debe nada, figura como Saldada.
In Resumen, Por informar shows how many are pending and in quarantine, and the nearest deadline with the days left; Al día means nothing is owed. Último informe says what the last pass did. Informar ahora runs a pass at once, in every environment; if another one is running, it is refused until it ends.
En Resumen, Por informar muestra cuántos hay pendientes y en cuarentena, y el vencimiento más cercano con los días que faltan; Al día significa que no se debe nada. Último informe dice qué hizo la última pasada. Informar ahora corre una pasada en el momento, en todos los entornos; si hay otra en curso, se rechaza hasta que termine.
| Sub-tab | What it shows |
|---|---|
| Resumen | Coverage, what is owed, the last report and Requiere atención: rejected vouchers, held ones and why, sends without an answer and fortnights where it is not known whether ARCA granted the code. |
| Quincenas | Each code with its points of sale: issued, reported, pending, in quarantine, progress and Informar hasta. Ver comprobantes opens the list filtered. |
| Comprobantes | Everything issued with CAEA, filtered by Quincena, Punto de venta and Estado. Ver opens the voucher. |
| Envíos a ARCA | Each send, newest first: whether it was automatic or from Informar ahora, the numbers and what ARCA answered. |
| Sub-pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Resumen | La cobertura, lo que se debe, el último informe y Requiere atención: comprobantes rechazados, retenidos y por qué, envíos sin respuesta y quincenas en las que no se sabe si ARCA otorgó el código. |
| Quincenas | Cada código con sus puntos de venta: emitidos, informados, pendientes, en cuarentena, avance e Informar hasta. Ver comprobantes abre la lista filtrada. |
| Comprobantes | Todo lo emitido con CAEA, filtrado por Quincena, Punto de venta y Estado. Ver abre el comprobante. |
| Envíos a ARCA | Cada envío, el más nuevo primero: si fue automático o desde Informar ahora, los números y lo que contestó ARCA. |
Send a rejected voucher again
Volver a enviar un comprobante rechazado
- Read ARCA's reason next to the voucher, in Requiere atención or in Comprobantes, and fix the cause.
- Press Volver a pendiente on the voucher.
- Write the Motivo, up to five hundred characters. It is recorded in the audit log with your user.
- Confirm with Volver a pendiente. The voucher is reported in the next pass; press Informar ahora if you do not want to wait. If the cause is still there, ARCA rejects it again.
- Leé el motivo de ARCA al lado del comprobante, en Requiere atención o en Comprobantes, y corregí la causa.
- Tocá Volver a pendiente en el comprobante.
- Escribí el Motivo, de hasta quinientos caracteres. Queda registrado en la auditoría con tu usuario.
- Confirmá con Volver a pendiente. El comprobante se informa en la próxima pasada; tocá Informar ahora si no querés esperar. Si la causa sigue, ARCA lo vuelve a rechazar.
What to check
Qué revisar
- Each branch has a CAEA point of sale that says Verificado en ARCA in the environment the company invoices in.
- The current fortnight is Otorgado, and from five days before its start, the next one too.
- Por informar is Al día, or its deadline is still far away.
- Requiere atención says Nada que resolver.
- After an outage, Gestión → Contingencia shows every point of sale back in Normal.
- Cada sucursal tiene un punto de venta CAEA que dice Verificado en ARCA en el entorno en el que factura la empresa.
- La quincena actual está Otorgado, y desde cinco días antes de que empiece, la próxima también.
- Por informar está Al día, o su vencimiento todavía está lejos.
- Requiere atención dice Nada que resolver.
- Después de un corte, Gestión → Contingencia muestra todos los puntos de venta de vuelta en Normal.
Common issues
Problemas habituales
- A cashier sees "ARCA no responde y …", and the till cannot start sales
- The point of sale is Bloqueada. If the message speaks of the contingency point of sale, the till had no verified CAEA point of sale when it opened; if it speaks of the CAEA, there is no valid code for today. It is enabled again by itself when ARCA answers. For next time, verify the CAEA point of sale, check the fortnight and reopen the tills.
- "Esta empresa no está pidiendo CAEA"
- Read the reason under the heading. The usual one is that the company has no active CAEA point of sale.
- "No se sabe si ARCA otorgó el código"
- The fortnight ended with its request still without a definitive answer. The system keeps asking for a while; if it does not resolve by itself, check it on ARCA's portal.
- "No llegó la respuesta. El pedido puede haber seguido en ARCA…"
- Wait a few minutes and press Actualizar. The system asks ARCA before requesting again, so nothing is duplicated.
- "Ya se están informando los comprobantes de esta empresa…"
- A pass is running. Wait for it to finish and press Actualizar.
- "Sólo un comprobante que ARCA rechazó vuelve a pendiente…"
- The voucher was no longer in quarantine. Read the report again with Actualizar.
- Un cajero ve «ARCA no responde y …», y la caja no puede empezar ventas
- El punto de venta está Bloqueada. Si el mensaje habla del punto de venta de contingencia, la caja no tenía un punto de venta CAEA verificado cuando se abrió; si habla del CAEA, no hay un código vigente para hoy. Se habilita sola cuando ARCA vuelve a responder. Para la próxima, verificá el punto de venta CAEA, revisá la quincena y hacé reabrir las cajas.
- «Esta empresa no está pidiendo CAEA»
- Leé el motivo debajo del título. El habitual es que la empresa no tiene un punto de venta CAEA activo.
- «No se sabe si ARCA otorgó el código»
- La quincena terminó con su pedido todavía sin una respuesta definitiva. El sistema sigue preguntando un tiempo; si no se resuelve solo, revisalo en el portal de ARCA.
- «No llegó la respuesta. El pedido puede haber seguido en ARCA…»
- Esperá unos minutos y tocá Actualizar. El sistema le pregunta a ARCA antes de volver a pedir, así que nada se duplica.
- «Ya se están informando los comprobantes de esta empresa…»
- Hay una pasada en curso. Esperá a que termine y tocá Actualizar.
- «Sólo un comprobante que ARCA rechazó vuelve a pendiente…»
- El comprobante ya no estaba en cuarentena. Volvé a leer el informe con Actualizar.