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Roles of your own

Roles propios

When no built-in role matches a job in your organization, you create a role and tick exactly the permissions that job needs.

Cuando ningún rol incluido calza con un puesto de tu organización, creás un rol y marcás exactamente los permisos que ese puesto necesita.

👤 Who: Organization administrator📍 Where: Settings → Users & Access → Roles & Permissions

👤 Quién: Administrador de la organización📍 Dónde: Ajustes → Usuarios y Accesos → Roles y Permisos

Two ways to start

Dos formas de empezar

Way	When to use it
Clone a role	The job is close to a built-in role. You get a copy with the same permissions and you adjust it. It is the quickest way.
New role	The job is unlike any built-in role. You start with no permissions and tick them one by one.

Forma	Cuándo usarla
Clonar un rol	El puesto se parece a un rol incluido. Obtenés una copia con los mismos permisos y la ajustás. Es la forma más rápida.
Rol nuevo	El puesto no se parece a ningún rol incluido. Empezás sin permisos y los marcás uno por uno.

Clone a role

Clonar un rol

Open the line of the role you want to copy and press Clone, at the foot of its permissions.
Type the code in New Role Code: a short identifier in capitals with underscores, for example SALES_MANAGER_COPY. It cannot be changed later.
Type the name in New Role Name. It is what you will see in the list and when you give the role to a user.
Press Clone Role. The copy appears in the list with the label Custom and the same permissions as the original.

Abrí la línea del rol que querés copiar y tocá Clonar, al pie de sus permisos.
Escribí el código en Código del nuevo rol: un identificador corto en mayúsculas con guiones bajos, por ejemplo SALES_MANAGER_COPY. No se puede cambiar después.
Escribí el nombre en Nombre del nuevo rol. Es lo que vas a ver en la lista y cuando le des el rol a un usuario.
Tocá Clone Role. La copia aparece en la lista con la etiqueta Personalizado y los mismos permisos que el original.

Create a role from nothing

Crear un rol desde cero

Press New Role, at the top of the page. The box Create New Role opens.
Fill in Role Code and Role Name. Both are required. Description is optional and helps others understand what the role is for.
Press Create Role. You see Role created successfully. The role exists but allows nothing yet.
Give it permissions, as explained below.

Tocá Nuevo rol, arriba en la página. Se abre el cuadro Crear nuevo rol.
Completá Código del rol y Nombre del rol. Los dos son obligatorios. Descripción es opcional y ayuda a que otros entiendan para qué es el rol.
Tocá Crear rol. Ves Rol creado correctamente. El rol existe pero todavía no permite nada.
Dale permisos, como se explica abajo.

⚠️

Choose the code with care. Do not start it with PLATFORM_: roles with that prefix are reserved for Kubrik and are not shown to the administrators of an organization, so the role would disappear from your list. The first word of the code also decides where the role appears when you give it to a user: a code that starts with WMS_ is listed under Inventory, one that starts with ACC_ under Accounting, and any other under Other.Elegí el código con cuidado. No lo empieces con PLATFORM_: los roles con ese prefijo están reservados para Kubrik y no se les muestran a los administradores de una organización, así que el rol desaparecería de tu lista. La primera palabra del código decide además dónde aparece el rol cuando se lo das a un usuario: un código que empieza con WMS_ figura bajo Inventario, uno que empieza con ACC_ bajo Contabilidad, y cualquier otro bajo Otro.

Tick the permissions

Marcar los permisos

Open the line of your role. Under Permissions there is a block for each module your organization can use, with a counter of how many permissions of that module the role has. Inside the block, each row is an area of the module and each column an action: Read, Write and, where they exist, other actions such as approving. A dash means that action does not exist for that area.

Abrí la línea de tu rol. Debajo de Permisos hay un bloque por cada módulo que tu organización puede usar, con un contador de cuántos permisos de ese módulo tiene el rol. Dentro del bloque, cada fila es un área del módulo y cada columna una acción: Leer, Escribir y, donde existen, otras acciones como aprobar. Un guion significa que esa acción no existe para esa área.

Tick the boxes the job needs. All and None, at the right of the module name, tick or clear the whole block.
Press Save Permissions, at the foot of the role. Nothing is saved until you press it: if you leave the page first, the ticks are lost.
Give the role to the users from Tenant Users (see Editing a user).

Marcá las casillas que el puesto necesita. Todos y Ninguno, a la derecha del nombre del módulo, marcan o limpian todo el bloque.
Tocá Save Permissions, al pie del rol. Nada se guarda hasta que lo tocás: si salís de la página antes, las marcas se pierden.
Dales el rol a los usuarios desde Usuarios del inquilino (mirá Editar un usuario).

ℹ️

Writing usually needs reading. A person who can write an area but not read it will not see the list they have to work on. When you tick Write, tick Read for the same row.Escribir casi siempre necesita leer. Una persona que puede escribir un área pero no leerla no va a ver la lista sobre la que tiene que trabajar. Cuando marcás Escribir, marcá Leer en la misma fila.

In the Platform block you can tick only the permissions you hold yourself. If you tick one you do not have, the system refuses to save the role.

En el bloque Platform podés marcar solo los permisos que vos mismo tenés. Si marcás uno que no tenés, el sistema se niega a guardar el rol.

Rename or delete a role

Cambiar el nombre o eliminar un rol

Edit Details changes the name and the description of a custom role; the code stays. Delete asks for confirmation in the window Delete Role and removes the role for good.

Editar detalles cambia el nombre y la descripción de un rol personalizado; el código queda. Eliminar pide confirmación en la ventana Eliminar rol y borra el rol definitivamente.

⛔

Deleting a role takes it away from everyone who holds it. The system does not warn you about how many users have it, and it cannot be undone. Check in Tenant Users who holds the role and give them another one first.Eliminar un rol se lo quita a todos los que lo tienen. El sistema no te avisa cuántos usuarios lo tienen, y no se puede deshacer. Revisá en Usuarios del inquilino quién tiene el rol y dales otro antes.

Other marks you may see

Otras marcas que podés ver

Mark	Meaning
Sensitive	The role holds a permission with a very wide reach. Hold the pointer over the label to see which.
Orphaned permissions	A warning box inside a role: it still lists permissions of a module that is no longer available to your organization. They have no effect. In a custom role you can remove each one with its cross.

Marca	Qué significa
Sensible	El rol tiene un permiso de alcance muy amplio. Dejá el puntero sobre la etiqueta para ver cuál.
Permisos huérfanos	Un cuadro de aviso dentro de un rol: todavía lista permisos de un módulo que ya no está disponible para tu organización. No tienen efecto. En un rol personalizado podés quitar cada uno con su cruz.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create role": The usual cause is that a role with that code already exists in your organization. Choose another code.
"Failed to save permissions": The role is one you cannot change, or you ticked a permission of the Platform block that you do not hold. Untick it and save again.
The boxes are greyed out: It is a role with the label Platform or System. Clone it and change the copy.
I created a role and it is not in the list: Its code starts with PLATFORM_. Those roles are hidden from organization administrators. Contact Kubrik support to have it removed, and create it again with another code.
A module is missing from the permissions of the role: The blocks cover the modules your organization can use. If the module is switched off in My modules, switch it on first.
"Failed to delete role": The role is not a custom one, or the change could not be saved. Built-in roles cannot be deleted.
I changed a role and the users do not notice: The change reaches everyone who holds the role within about a minute. For the menu to change, they have to sign out and sign in again.

«No se pudo crear el rol»: La causa habitual es que ya existe un rol con ese código en tu organización. Elegí otro código.
«No se pudieron guardar los permisos»: El rol es uno que no podés cambiar, o marcaste un permiso del bloque Platform que no tenés. Desmarcalo y guardá de nuevo.
Las casillas están en gris: Es un rol con la etiqueta Plataforma o Sistema. Clonalo y cambiá la copia.
Creé un rol y no está en la lista: Su código empieza con PLATFORM_. Esos roles se les ocultan a los administradores de una organización. Contactá al soporte de Kubrik para que lo quiten, y creálo de nuevo con otro código.
Falta un módulo en los permisos del rol: Los bloques cubren los módulos que tu organización puede usar. Si el módulo está apagado en Mis módulos, encendelo primero.
«No se pudo eliminar el rol»: El rol no es uno personalizado, o el cambio no se pudo guardar. Los roles incluidos no se pueden eliminar.
Cambié un rol y los usuarios no lo notan: El cambio les llega a todos los que tienen el rol en más o menos un minuto. Para que cambie el menú, tienen que salir y volver a ingresar.