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Taking access away and giving it back

Quitar el acceso y devolverlo

When someone leaves, you deactivate their user. When someone forgets the password or the account locks, you get them back in.

Cuando alguien se va, desactivás su usuario. Cuando alguien olvida la contraseña o la cuenta se bloquea, lo hacés volver a entrar.

👤 Who: Organization administrator📍 Where: Settings → Users & Access → Tenant Users

👤 Quién: Administrador de la organización📍 Dónde: Ajustes → Usuarios y Accesos → Usuarios del inquilino

Deactivate a user

Desactivar un usuario

Users are never deleted. Deactivating keeps the person and everything they did in the system, and stops them from signing in.

Los usuarios nunca se eliminan. Desactivar conserva a la persona y todo lo que hizo en el sistema, y le impide ingresar.

Open the Actions menu of the user and choose Deactivate.
Read the confirmation. The window Deactivate User names the person and their e-mail.
Press Deactivate. The user becomes inactive.

Abrí el menú Acciones del usuario y elegí Desactivar.
Leé la confirmación. La ventana Desactivar usuario nombra a la persona y su correo.
Tocá Desactivar. El usuario pasa a inactivo.

From then on, when that person tries to sign in they see "This account is inactive. Contact your administrator." Their roles are kept, so reactivating returns everything as it was.

Desde ese momento, cuando esa persona intenta ingresar ve «Esta cuenta está inactiva. Contacte a su administrador.» Sus roles se conservan, así que al reactivar todo vuelve a como estaba.

⚠️

Do not deactivate the only administrator. Check first that another active user holds Tenant Administrator.No desactives al único administrador. Revisá antes que otro usuario activo tenga Tenant Administrator.

Reactivate a user

Reactivar un usuario

Press the Inactive button above the table to see the deactivated users, open the Actions menu and choose Activate. The person can sign in again with the password they had. Activate is available only for inactive users.

Tocá el botón Inactivo arriba de la tabla para ver los usuarios desactivados, abrí el menú Acciones y elegí Activar. La persona puede ingresar otra vez con la contraseña que tenía. Activar está disponible solo para los usuarios inactivos.

Set a new password

Poner una contraseña nueva

The sign-in screen has no option to recover a forgotten password, so the administrator sets a new one.

La pantalla de ingreso no tiene una opción para recuperar una contraseña olvidada, así que la contraseña nueva la pone el administrador.

Open the Actions menu of the user and choose Reset Password. The window shows Setting new password for and the e-mail.
Type the new password in New Password. The eye at the right shows what you typed. The rules are the same as when creating a user, and the button stays grey until all of them are met.
Press Reset Password. You see Password reset successfully.
Tell the person the new password and ask them to change it from their profile.

Abrí el menú Acciones del usuario y elegí Restablecer contraseña. La ventana muestra Configurando nueva contraseña para y el correo.
Escribí la contraseña nueva en Nueva contraseña. El ojo de la derecha muestra lo que escribiste. Las reglas son las mismas que al crear un usuario, y el botón queda en gris hasta que se cumplen todas.
Tocá Restablecer contraseña. Ves Contraseña restablecida con éxito.
Decile a la persona la contraseña nueva y pedile que la cambie desde su perfil.

ℹ️

The old password stops working at once. No e-mail is sent to the person. If they use two-step verification, it stays on: they still need the code from their phone.La contraseña anterior deja de servir en el momento. No se le manda ningún correo a la persona. Si usa la verificación en dos pasos, sigue activada: todavía necesita el código de su teléfono.

When an account is locked

Cuando una cuenta se bloquea

After five wrong passwords in a row, or ten wrong verification codes, the account locks for 15 minutes and then unlocks by itself. During the lock the right password does not work either.

Después de cinco contraseñas equivocadas seguidas, o diez códigos de verificación equivocados, la cuenta se bloquea por 15 minutos y después se desbloquea sola. Durante el bloqueo tampoco sirve la contraseña correcta.

The list does not show that lock: the user keeps appearing as active, the Locked button brings no rows, and Unlock in the actions menu stays disabled. They are not in use yet.

La lista no muestra ese bloqueo: el usuario sigue figurando como activo, el botón Bloqueado no trae filas, y Desbloquear del menú de acciones queda deshabilitado. Todavía no están en uso.

If the person cannot wait the 15 minutes, open Edit for that user, leave Status in Active and press Save: saving an active user clears the lock and the count of failed attempts. If they also forgot the password, set a new one afterwards.

Si la persona no puede esperar los 15 minutos, abrí Editar de ese usuario, dejá Estado en Activo y tocá Guardar: guardar un usuario activo borra el bloqueo y la cuenta de intentos fallidos. Si además olvidó la contraseña, ponele una nueva después.

Common issues

Problemas habituales

"Failed to deactivate user" / "Failed to activate user": The change was not saved. Reload the page and try again.
"Failed to reset password. Please try again.": The system refused the new password. Check it against the rules and send again.
The person says the system still does not let them in after I set a new password: The account may be locked by the failed attempts. Open Edit, press Save and ask them to try again with the new password, typing it by hand.
The person lost the phone they use for two-step verification: A backup code replaces the code of the app at sign-in. To move two-step verification to another phone, or when there are no backup codes left, contact Kubrik support: it cannot be removed from this screen.
Can I delete a user?: No. Deactivate it. The history of what that person did stays linked to their name.
Activate or Unlock are greyed out: Activate works only on inactive users. Unlock is not in use yet.

«Error al desactivar el usuario» / «Error al activar el usuario»: El cambio no se guardó. Recargá la página y probá de nuevo.
«No se pudo restablecer la contraseña. Intentá de nuevo.»: El sistema rechazó la contraseña nueva. Revisala contra las reglas y volvé a enviar.
La persona dice que el sistema sigue sin dejarla entrar después de ponerle una contraseña nueva: La cuenta puede estar bloqueada por los intentos fallidos. Abrí Editar, tocá Guardar y pedile que pruebe de nuevo con la contraseña nueva, escribiéndola a mano.
La persona perdió el teléfono que usa para la verificación en dos pasos: Un código de respaldo reemplaza al código de la aplicación al ingresar. Para pasar la verificación en dos pasos a otro teléfono, o cuando no quedan códigos de respaldo, contactá al soporte de Kubrik: no se puede quitar desde esta pantalla.
¿Puedo eliminar un usuario?: No. Desactivalo. El historial de lo que hizo esa persona queda asociado a su nombre.
Activar o Desbloquear están en gris: Activar funciona solo con usuarios inactivos. Desbloquear todavía no está en uso.