User manualManual de usuario › Users and roles › Users › Creating a userUsuarios y roles › Usuarios › Crear un usuario

Creating a user

Crear un usuario

You create the user, choose the first password and the roles, and hand the access details to the person yourself. The system does not send an invitation.

Creás el usuario, elegís la primera contraseña y los roles, y le pasás vos mismo los datos de acceso a la persona. El sistema no manda una invitación.

👤 Who: Organization administrator📍 Where: Settings → Users & Access → Tenant Users

👤 Quién: Administrador de la organización📍 Dónde: Ajustes → Usuarios y Accesos → Usuarios del inquilino

Before you start

Antes de empezar

Have the person's work e-mail at hand. It identifies the user and cannot be changed later.
Decide which roles they need. If none of the built-in roles fits, create your own first (see Roles of your own).
Think of a first password that follows the rules below. You will have to tell it to the person.

Tené a mano el correo de trabajo de la persona. Identifica al usuario y no se puede cambiar después.
Decidí qué roles necesita. Si ninguno de los roles incluidos sirve, creá primero uno propio (mirá Roles propios).
Pensá una primera contraseña que cumpla las reglas de abajo. Se la vas a tener que decir a la persona.

Create the user

Crear el usuario

Open the list. Go to Settings → Users & Access → Tenant Users. The page is called User Management.
Press Add User. The window Create User opens.
Type the e-mail in Email. The system saves it in lower case.
Type the first password in Password. Under the field, the list Password requirements: shows the rules; each one is marked as the password meets it.
Type First Name and Last Name. Both are required.
Choose the roles in Role. You can tick several. The list is grouped by module, with Administration for the administrator role and Other for general and custom roles.
Press Save. You see User created successfully and the user appears in the list as active.
Give the person their access details: the Tenant ID of the organization, their e-mail and the password you chose. Ask them to change the password from their profile the first time they enter.

Abrí la lista. Andá a Ajustes → Usuarios y Accesos → Usuarios del inquilino. La página se llama Gestión de usuarios.
Tocá Agregar usuario. Se abre la ventana Crear usuario.
Escribí el correo en Correo. El sistema lo guarda en minúsculas.
Escribí la primera contraseña en Contraseña. Debajo del campo, la lista Requisitos de la contraseña: muestra las reglas; cada una se marca cuando la contraseña la cumple.
Escribí Nombre y Apellido. Los dos son obligatorios.
Elegí los roles en Rol. Podés marcar varios. La lista está agrupada por módulo, con Administración para el rol de administrador y Otro para los roles generales y los propios.
Tocá Guardar. Ves Usuario creado con éxito y el usuario aparece en la lista como activo.
Pasale a la persona sus datos de acceso: el ID de Inquilino de la organización, su correo y la contraseña que elegiste. Pedile que cambie la contraseña desde su perfil la primera vez que entre.

⚠️

No e-mail is sent. The new user does not receive an invitation or the password, and the system does not force them to change the password at the first sign-in. Pass the details through a channel you trust.No se envía ningún correo. El usuario nuevo no recibe una invitación ni la contraseña, y el sistema no lo obliga a cambiar la contraseña en el primer ingreso. Pasale los datos por un canal de confianza.

Password rules

Reglas de la contraseña

The rules are the same for every user and cannot be changed.

Las reglas son las mismas para todos los usuarios y no se pueden cambiar.

At least 8 characters, and no more than 128.
At least one uppercase letter and one lowercase letter.
At least one digit.
At least one special character, for example a symbol or a punctuation mark.

Al menos 8 caracteres, y no más de 128.
Al menos una letra mayúscula y una minúscula.
Al menos un dígito.
Al menos un carácter especial, por ejemplo un símbolo o un signo de puntuación.

ℹ️

The Save button is enabled as soon as the four fields have something in them, even if the password does not meet the rules yet. In that case the system refuses the user when you save. Check that every line of Password requirements: is marked before saving.El botón Guardar se habilita apenas los cuatro campos tienen algo, aunque la contraseña todavía no cumpla las reglas. En ese caso el sistema rechaza el usuario al guardar. Revisá que todas las líneas de Requisitos de la contraseña: estén marcadas antes de guardar.

A user with no roles

Un usuario sin roles

You can save a user without choosing any role. That person can sign in and reach the dashboard and their own profile, but no module. Add the roles later with Edit (see Editing a user).

Podés guardar un usuario sin elegir ningún rol. Esa persona puede ingresar y llegar al panel y a su propio perfil, pero a ningún módulo. Agregá los roles después con Editar (mirá Editar un usuario).

Common issues

Problemas habituales

"Failed to create user": The system refused the user and the message does not say why. The usual causes: there is already a user with that e-mail in your organization, the password does not meet one of the rules, or your plan's limit of users was reached. Check the first two; for the third, contact Kubrik.
The Add User button is not there: Your role lets you see the users but not change them. Ask an administrator.
The Save button stays grey: One of the four fields is empty: Email, Password, First Name or Last Name.
The role I need is not in the list: The list shows the roles of your organization. Create the role first in Roles & Permissions.
I typed the wrong e-mail: The e-mail cannot be edited. Deactivate that user and create a new one with the right e-mail.

«Error al crear el usuario»: El sistema rechazó el usuario y el mensaje no dice por qué. Las causas habituales: ya hay un usuario con ese correo en tu organización, la contraseña no cumple alguna de las reglas, o se alcanzó el límite de usuarios de tu plan. Revisá las dos primeras; por la tercera, contactá a Kubrik.
No está el botón Agregar usuario: Tu rol te deja ver los usuarios pero no cambiarlos. Pedíselo a un administrador.
El botón Guardar queda en gris: Alguno de los cuatro campos está vacío: Correo, Contraseña, Nombre o Apellido.
El rol que necesito no está en la lista: La lista muestra los roles de tu organización. Creá primero el rol en Roles y Permisos.
Escribí mal el correo: El correo no se puede editar. Desactivá ese usuario y creá uno nuevo con el correo correcto.