Writing the mandate

Escribir el mandato

The mandate is the written answer to "what is this agent allowed to do". It lists the actions the agent may use and, for each, whether it runs unattended, needs a person, or is refused.

El mandato es la respuesta escrita a «qué puede hacer este agente». Lista las acciones que el agente puede usar y, para cada una, si se ejecuta sin supervisión, necesita a una persona, o se rechaza.

How a mandate decides

Cómo decide un mandato

Every time the agent wants to use an action, the mandate is asked. The checks go in this order, and the first one that applies decides.

Cada vez que el agente quiere usar una acción, se consulta el mandato. Los controles van en este orden, y decide el primero que aplica.

1. The agent must be active. If not, the action is refused.
2. Denied tools win. An action on the deny list is refused, whatever else says.
3. Allowed tools are the only ones. An action that is not on the allow list is refused. An empty allow list allows nothing.
4. The first approval rule that matches decides: AUTO, CONFIRM or DENY.
5. If no rule matches, the default action applies.

1. El agente tiene que estar activo. Si no, la acción se rechaza.
2. Las herramientas denegadas ganan. Una acción en la lista de denegadas se rechaza, diga lo que diga el resto.
3. Las herramientas permitidas son las únicas. Una acción que no está en la lista de permitidas se rechaza. Una lista de permitidas vacía no permite nada.
4. Decide la primera regla de aprobación que coincide: AUTO, CONFIRMAR o DENEGAR.
5. Si ninguna regla coincide, se aplica la acción por defecto.

Some limits apply above any rule you write:

Algunos límites valen por encima de cualquier regla que escribas:

• Reading is always allowed for the actions on the allow list.
• Some actions never run unattended and become CONFIRM: accounting postings, vendor payments, customer receipts, voiding an invoice, every action that is hard to undo, and every multi-step action.
• In a run with nobody present, only low-risk and undoable actions can be AUTO.
• An agent called by another agent can only propose.
• The daily cap. When the agent reaches its daily number of unattended actions, the rest of that day become CONFIRM.
• CONFIRM without a role is refused, because nobody is named to approve.

• Leer siempre está permitido para las acciones de la lista de permitidas.
• Algunas acciones nunca se ejecutan sin supervisión y pasan a CONFIRMAR: los asientos contables, los pagos a proveedores, los cobros a clientes, anular una factura, toda acción difícil de deshacer y toda acción de varios pasos.
• En una corrida sin nadie presente, solo las acciones de bajo riesgo y las que se pueden deshacer pueden ser AUTO.
• Un agente llamado por otro agente solo puede proponer.
• El tope diario. Cuando el agente llega a su cantidad diaria de acciones sin supervisión, las del resto del día pasan a CONFIRMAR.
• CONFIRMAR sin rol se rechaza, porque no hay nadie nombrado para aprobar.

Write a draft

Escribir un borrador

1. Open the Mandate tab and go to Editor. To start from an existing version, use Load into the editor in its menu.
2. Fill Allowed tools. Type the name of an action, or a family ending in an asterisk, such as pur_create_. The names are the ones listed in Platform → Tools*.
3. Fill Denied tools with what the agent must never use.
4. Fill May delegate to with the codes of the agents this one may hand work to, if any.
5. Choose the Default action: CONFIRM or DENY. It cannot be AUTO.
6. Choose the Role that confirms by default. It has to be a role that exists in your organisation.
7. Set the Daily cap on unattended actions. Zero means no cap, so type a number.
8. Add the approval rules (next heading).
9. Press Save as new draft. The notice says "Saved as draft v…". Saving always creates a new version; existing versions are never changed.

1. Abrí la pestaña Mandato y andá a Editor. Para partir de una versión existente, usá Cargar en el editor en su menú.
2. Completá Herramientas permitidas. Escribí el nombre de una acción, o una familia terminada en asterisco, como pur_create_. Los nombres son los que lista Plataforma → Herramientas*.
3. Completá Herramientas denegadas con lo que el agente no debe usar nunca.
4. Completá Puede delegar en con los códigos de los agentes a los que este puede pasarle trabajo, si hay.
5. Elegí la Acción por defecto: CONFIRMAR o DENEGAR. No puede ser AUTO.
6. Elegí el Rol que confirma por defecto. Tiene que ser un rol que exista en tu organización.
7. Poné el Tope diario de acciones sin supervisión. Cero significa sin tope, así que escribí un número.
8. Agregá las reglas de aprobación (título siguiente).
9. Tocá Guardar como nuevo borrador. El aviso dice «Guardado como borrador v…». Guardar siempre crea una versión nueva; las versiones existentes no se modifican nunca.

Add an approval rule

Agregar una regla de aprobación

Press Add rule. A rule has a condition and an outcome. Rules are read from top to bottom, so put the most specific first; use Move up and Move down to order them.

Tocá Agregar regla. Una regla tiene una condición y un resultado. Las reglas se leen de arriba hacia abajo, así que poné primero las más específicas; usá Subir y Bajar para ordenarlas.

Press Save rule, and then Save as new draft to keep the mandate.

Tocá Guardar regla, y después Guardar como nuevo borrador para conservar el mandato.

Try it in the simulator

Probarlo en el simulador

The Simulator answers "what would the mandate say to this call". Type the Tool, choose its Risk tag as shown in Platform → Tools, and optionally an Amount and a Time of day. Tick As a background run, with nobody to ask to test a scheduled run. Press Simulate: it shows the outcome, the rule that decided and Why.

El Simulador responde «qué diría el mandato ante esta llamada». Escribí la Herramienta, elegí su Etiqueta de riesgo tal como figura en Plataforma → Herramientas, y opcionalmente un Monto y una Hora del día. Tildá Como corrida de fondo, sin nadie a quien preguntarle para probar una corrida programada. Tocá Simular: muestra el resultado, la regla que decidió y Por qué.

Activate a version

Activar una versión

A draft does nothing until it is activated. Only one version is in force at a time; the previous one becomes Superseded and is kept.

Un borrador no hace nada hasta que se activa. Hay una sola versión vigente a la vez; la anterior queda Reemplazado y se conserva.

1. In Versions, open the menu of the draft and choose Activate….
2. Read what it replaces and the list of rules that act unattended.
3. Tick the acknowledgement if the version has AUTO rules: you accept that the agent will carry them out with nobody watching.
4. Press Activate. The notice says "Mandate v… is in force."

1. En Versiones, abrí el menú del borrador y elegí Activar….
2. Leé a qué reemplaza y la lista de reglas que actúan sin supervisión.
3. Tildá la aceptación si la versión tiene reglas AUTO: aceptás que el agente las va a ejecutar sin que nadie mire.
4. Tocá Activar. El aviso dice «El mandato v… está en vigencia.»

Common issues

Problemas habituales

"A mandate granting AUTO must be activated by someone other than its author"

You wrote this version and it has AUTO rules. Ask a colleague with the permission to activate it.

"Activating a mandate needs cop:mandates:approve-rules. You can read this version but not put it into force."

You do not have the permission to activate. Ask your administrator.

"CONFIRM needs the role that is asked to confirm."

Choose a role in Role that confirms.

"DENY needs a reason, which is what the refusal will say."

Fill Reason.

"A rule needs a scope: the tool or family it decides for."

Fill Scope.

"A time window needs both a start and an end."

Fill both From and To, or leave both empty.

"The draft could not be saved."

Check what the message from the server says: an AUTO rule on an action that never runs unattended, a role that does not exist, or an amount band where the first value is not below the second.

The agent does nothing although it has rules

Check Allowed tools: an action that is not on that list is refused before any rule is read.

I cannot delete a draft

Drafts cannot be deleted. Leave it; only the active version counts.

«A mandate granting AUTO must be activated by someone other than its author»

Vos escribiste esta versión y tiene reglas AUTO. Pedile a un compañero con el permiso que la active.

«Activar un mandato requiere cop:mandates:approve-rules. Podés leer esta versión pero no ponerla en vigencia.»

No tenés el permiso para activar. Consultá a tu administrador.

«CONFIRMAR necesita el rol al que se le pide confirmar.»

Elegí un rol en Rol que confirma.

«DENEGAR necesita un motivo, que es lo que va a decir el rechazo.»

Completá Motivo.

«Una regla necesita un alcance: la herramienta o familia sobre la que decide.»

Completá Alcance.

«Una ventana horaria necesita inicio y fin.»

Completá Desde y Hasta, o dejá los dos vacíos.

«No se pudo guardar el borrador.»

Mirá qué dice el mensaje del servidor: una regla AUTO sobre una acción que nunca se ejecuta sin supervisión, un rol que no existe, o una banda de monto donde el primer valor no es menor que el segundo.

El agente no hace nada aunque tiene reglas

Revisá Herramientas permitidas: una acción que no está en esa lista se rechaza antes de leer ninguna regla.

No puedo borrar un borrador

Los borradores no se pueden borrar. Dejalo; solo cuenta la versión activa.

RelatedRelacionado