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Who may use Copilot

Quién puede usar Copilot

Nobody but the administrators can use Copilot until you grant it. You decide who, on which modules and at which level, and separately who may run and supervise agents.

Nadie salvo los administradores puede usar Copilot hasta que lo otorgues. Decidís quién, en qué módulos y con qué nivel, y por separado quién puede hacer correr y supervisar agentes.

👤 Who: Organisation administrator📍 Where: Platform → Copilot → Access · Platform → Roles & Permissions

👤 Quién: Administrador de la organización📍 Dónde: Plataforma → Copiloto → Acceso · Plataforma → Roles y Permisos

The three levels

Los tres niveles

Level	What the person's Copilot can do
Consultant	Read only. It never prepares a change.
Executor	Read and prepare changes. Every change needs the person's confirmation.
Autonomous	As executor, but low-risk actions run without confirmation. Changes to business data still need it.

Nivel	Qué puede hacer el Copilot de la persona
Consultor	Solo leer. Nunca prepara un cambio.
Ejecutor	Leer y preparar cambios. Cada cambio necesita la confirmación de la persona.
Autónomo	Como ejecutor, pero las acciones de bajo riesgo se ejecutan sin confirmación. Los cambios en datos del negocio la siguen necesitando.

The level you give is a ceiling. A person can always open a conversation at a lower level.

El nivel que das es un techo. Una persona siempre puede abrir una conversación con un nivel más bajo.

Two ways to grant access

Dos formas de dar acceso

Way	What it covers	Use it when
A permission in a role	One of the three Copilot permissions (consultant, executor, autonomous) added to a role in the role editor. It covers every module and every scope, including all modules.	A whole group of people should have Copilot. It is also what makes the level selector appear in the chat.
A grant on the Access screen	One person, one module, one level.	One person needs Copilot on one specific module.

Forma	Qué cubre	Usala cuando
Un permiso en un rol	Uno de los tres permisos de Copilot (consultor, ejecutor, autónomo) agregado a un rol en el editor de roles. Cubre todos los módulos y todos los alcances, incluido todos los módulos.	Todo un grupo de personas tiene que tener Copilot. Además es lo que hace aparecer el selector de nivel en el chat.
Un otorgamiento en la pantalla Acceso	Una persona, un módulo, un nivel.	Una persona necesita Copilot en un módulo puntual.

When a person has both, the higher level counts. A grant on the Access screen can raise what a role gives, never lower it: to restrict someone, take the permission out of their role.

Cuando una persona tiene las dos, vale el nivel más alto. Un otorgamiento en la pantalla Acceso puede subir lo que da un rol, nunca bajarlo: para restringir a alguien, sacale el permiso de su rol.

⚠️

A grant for one module covers only a conversation on exactly that module. A person granted the inventory module cannot open a conversation on all modules, nor on two modules together. And with only a grant from the Access screen, the chat opens at the consultant level and shows no level selector. To let people choose executor or autonomous in the chat, give the permission through a role.Un otorgamiento para un módulo cubre solo una conversación sobre exactamente ese módulo. Una persona con el módulo de inventario no puede abrir una conversación sobre todos los módulos, ni sobre dos módulos juntos. Y solo con un otorgamiento de la pantalla Acceso, el chat abre en el nivel consultor y no muestra selector de nivel. Para que la gente pueda elegir ejecutor o autónomo en el chat, dá el permiso mediante un rol.

Grant access on the Access screen

Dar acceso en la pantalla Acceso

Open Platform → Copilot → Access and press Grant access.
Choose the User.
Choose the Module. Choose one that Copilot has queries for: check it in Tools.
Choose the Tier.
Save. The notice says "Access granted".

Abrí Plataforma → Copiloto → Acceso y tocá Otorgar acceso.
Elegí el Usuario.
Elegí el Módulo. Elegí uno para el que Copilot tenga consultas: verificalo en Herramientas.
Elegí el Nivel.
Guardá. El aviso dice «Acceso otorgado».

The list shows each grant with its user, module, level and date. Search by user and filter by Module or Tier. In the menu of a row, Change tier changes the level and Revoke removes the grant after you confirm. A grant has no expiry date: it stays until you revoke it.

La lista muestra cada otorgamiento con su usuario, módulo, nivel y fecha. Buscá por usuario y filtrá por Módulo o Nivel. En el menú de una fila, Cambiar nivel cambia el nivel y Revocar quita el otorgamiento después de que confirmes. Un otorgamiento no tiene fecha de vencimiento: queda hasta que lo revoques.

ℹ️

A change of level or a revocation applies to new conversations. A conversation that is already open keeps the level it was opened with until it is ended; ask the person to close their Copilot panel.Un cambio de nivel o una revocación vale para las conversaciones nuevas. Una conversación que ya está abierta conserva el nivel con el que se abrió hasta que se termina; pedile a la persona que cierre su panel de Copilot.

What access to a module opens

Qué abre el acceso a un módulo

Decide access to Copilot the way you decide access to data, because that is what it is.

Decidí el acceso a Copilot como decidís el acceso a los datos, porque es eso.

Reading. A person with Copilot on a module can ask about that module's data through Copilot. Give Copilot on a module to people who should see that module's data. Some sensitive queries, such as salaries and payroll, also require the person's own permission.
Changing. An action that changes data is offered to Copilot only if the person holds the permission for that action, and the permission is checked again when the change is executed.
The Tools screen shows it all. For each module it lists every query and action with its risk tag (READ, SAFE, REVERSIBLE, DESTRUCTIVE) and the permission it requires, if any.

Leer. Una persona con Copilot en un módulo puede preguntar por los datos de ese módulo a través de Copilot. Dá Copilot en un módulo a quienes deban ver los datos de ese módulo. Algunas consultas sensibles, como sueldos y nómina, requieren además el permiso propio de la persona.
Cambiar. Una acción que cambia datos se le ofrece a Copilot solo si la persona tiene el permiso para esa acción, y el permiso se vuelve a revisar cuando el cambio se ejecuta.
La pantalla Herramientas lo muestra todo. Para cada módulo lista cada consulta y acción con su etiqueta de riesgo (READ, SAFE, REVERSIBLE, DESTRUCTIVE) y el permiso que requiere, si requiere alguno.

Risk tag	Meaning	How it runs in a person's chat
READ	Only reads.	At once, at every level.
SAFE	A low-risk change: a note, a draft, a tag.	With confirmation; at once for autonomous.
REVERSIBLE	Changes business data and can be undone.	Always with confirmation.
DESTRUCTIVE	Hard to undo: cancel, delete, post.	Always with confirmation.

Etiqueta de riesgo	Qué significa	Cómo se ejecuta en el chat de una persona
READ	Solo lee.	Enseguida, en todos los niveles.
SAFE	Un cambio de bajo riesgo: una nota, un borrador, una etiqueta.	Con confirmación; enseguida para autónomo.
REVERSIBLE	Cambia datos del negocio y se puede deshacer.	Siempre con confirmación.
DESTRUCTIVE	Difícil de deshacer: anular, borrar, contabilizar.	Siempre con confirmación.

Permissions for agents

Permisos para agentes

Working with agents uses permissions of its own, separate from the chat. Add them to roles in the role editor.

Trabajar con agentes usa permisos propios, separados del chat. Agregalos a los roles en el editor de roles.

To be able to	The person needs the permission to
See agents and their mandates, use the simulator	View mandates.
Create agents, pause and retire them, write mandate drafts	Manage mandates.
Activate a mandate version	Approve mandate rules. A version with unattended rules must be activated by someone other than its author.
Approve or reject what an agent proposes	Approve agent proposals, and also hold the role the mandate names.
Read runs, schedules and briefings	Read runs. To read a briefing the person also has to be one of its recipients.
Press Run now, save or delete a schedule	Manage runs.
Read plans / approve and execute plans	View plans / approve plans.
Read an agent's memory / accept, correct and retract	View memory / manage memory.
Write a memory that is live at once	Write memory.

Para poder	La persona necesita el permiso de
Ver agentes y sus mandatos, usar el simulador	Ver mandatos.
Crear agentes, pausarlos y retirarlos, escribir borradores de mandato	Administrar mandatos.
Activar una versión de mandato	Aprobar reglas de mandato. Una versión con reglas sin supervisión la tiene que activar alguien distinto de su autor.
Aprobar o rechazar lo que propone un agente	Aprobar propuestas de agentes, y además tener el rol que nombra el mandato.
Leer corridas, agendas y briefings	Leer corridas. Para leer un briefing la persona además tiene que ser uno de sus destinatarios.
Tocar Correr ahora, guardar o borrar una agenda	Administrar corridas.
Leer planes / aprobar y ejecutar planes	Ver planes / aprobar planes.
Leer la memoria de un agente / aceptar, corregir y retirar	Ver memoria / administrar memoria.
Escribir una memoria que queda viva enseguida	Escribir memoria.

Out of the box, the organisation administrator holds all of them. Two ready-made roles exist for Copilot, a manager and a viewer: they cover agents, mandates, memory and plans, but neither includes the chat, reading or managing runs, or approving agent proposals. Add those permissions to the role, or to another one, for the people who need them.

De fábrica, el administrador de la organización los tiene todos. Hay dos roles ya armados para Copilot, uno de administrador y uno de consulta: cubren agentes, mandatos, memoria y planes, pero ninguno incluye el chat, leer o administrar corridas, ni aprobar propuestas de agentes. Agregá esos permisos al rol, o a otro, para quienes los necesiten.

ℹ️

Reading runs also opens conversations. A person with the permission to read runs can open the record of a run, which is a conversation with all the data the agent looked up. Give it to people who supervise agents.Leer corridas también abre conversaciones. Una persona con el permiso para leer corridas puede abrir el registro de una corrida, que es una conversación con todos los datos que el agente consultó. Dáselo a quienes supervisan agentes.

Common issues

Problemas habituales

"User has no copilot role for module …": The person has neither a Copilot permission in a role nor a grant for exactly that module or scope.
"Assigned tier '…' is below requested '…' for module …": The person asked for a level above the one they were given.
"No Copilot access granted yet": There is no grant on the Access screen. People may still have access through a role.
A person does not see the level selector in the chat: The selector appears only for people with more than one level through a role permission.
Grant access is not shown: You can read the screen but not change it. You need the permission to administer Copilot.
The Tools screen counts more items than it lists: Multi-step actions are counted in the total but not listed.

«User has no copilot role for module …»: La persona no tiene ni un permiso de Copilot en un rol ni un otorgamiento para exactamente ese módulo o alcance.
«Assigned tier '…' is below requested '…' for module …»: La persona pidió un nivel más alto que el que le dieron.
«Todavía no se otorgó acceso a Copilot»: No hay ningún otorgamiento en la pantalla Acceso. Puede haber gente con acceso mediante un rol.
Una persona no ve el selector de nivel en el chat: El selector aparece solo para quienes tienen más de un nivel mediante un permiso de rol.
No aparece Otorgar acceso: Podés leer la pantalla pero no cambiarla. Necesitás el permiso para administrar Copilot.
La pantalla Herramientas cuenta más elementos de los que lista: Las acciones de varios pasos se cuentan en el total pero no se listan.