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When someone leaves or an account is at risk

Cuando alguien se va o una cuenta está en riesgo

Two situations ask for quick action from an administrator: a person stops working with you, or you suspect that someone else knows a password.

Dos situaciones le piden a un administrador actuar rápido: una persona deja de trabajar con vos, o sospechás que otro conoce una contraseña.

👤 Who: Organization administrator📍 Where: Settings → Users & Access → Tenant Users

👤 Quién: Administrador de la organización📍 Dónde: Ajustes → Usuarios y Accesos → Usuarios del inquilino

When a person leaves

Cuando una persona se va

If the person is an administrator, check first that another active user holds Tenant Administrator.
Deactivate the user. In Tenant Users, open the actions menu of the user and choose Deactivate. From then on the person cannot sign in.
Do not reuse the user. For whoever takes over the job, create a new user with their own e-mail. What the first person did stays under their name.
Change what was shared. If the person knew the password of another user or of a shared mailbox, set new passwords there too.

Si la persona es administradora, revisá antes que otro usuario activo tenga Tenant Administrator.
Desactivá el usuario. En Usuarios del inquilino, abrí el menú de acciones del usuario y elegí Desactivar. Desde ese momento la persona no puede ingresar.
No reutilices el usuario. Para quien tome el puesto, creá un usuario nuevo con su propio correo. Lo que hizo la primera persona queda a su nombre.
Cambiá lo que se compartía. Si la persona conocía la contraseña de otro usuario o de una casilla compartida, poné contraseñas nuevas ahí también.

ℹ️

Deactivating does not delete anything: the user, their roles and their history stay. If the person comes back, Activate returns the access as it was.Desactivar no borra nada: el usuario, sus roles y su historial quedan. Si la persona vuelve, Activar devuelve el acceso como estaba.

When you suspect a password is known

Cuando sospechás que una contraseña se conoce

Set a new password for that user with Reset Password and give it to the person by a channel you trust. The old password stops working at once.
Ask the person to change it from their profile as soon as they enter, and to turn on two-step verification if they do not have it.
Look at what was done with that user. Open the audit log and choose the person in Actor (see Reading and searching the audit log).
Review their roles. Take away the ones the job does not need.

Poné una contraseña nueva a ese usuario con Restablecer contraseña y dásela a la persona por un canal de confianza. La contraseña anterior deja de servir en el momento.
Pedile a la persona que la cambie desde su perfil apenas entre, y que active la verificación en dos pasos si no la tiene.
Mirá qué se hizo con ese usuario. Abrí el registro de auditoría y elegí a la persona en Actor (mirá Leer y buscar en el registro de auditoría).
Revisá sus roles. Quitale los que el puesto no necesita.

If you cannot reach the person, deactivate the user until you can talk to them.

Si no podés ubicar a la persona, desactivá el usuario hasta poder hablar con ella.

Habits that avoid most problems

Costumbres que evitan la mayoría de los problemas

One user per person. A shared user makes the audit log useless: you cannot tell who did what.
Few administrators, more than one. Give Tenant Administrator only to those who manage the organization, and never leave a single one.
The smallest role that does the job. A viewer role for those who only consult; a role of your own when a built-in role allows too much.
Review the list from time to time. In Tenant Users, the column Last Login shows who has not entered for a long time, and Never who never did. Deactivate the users nobody uses.

Un usuario por persona. Un usuario compartido vuelve inútil el registro de auditoría: no se sabe quién hizo qué.
Pocos administradores, más de uno. Dale Tenant Administrator solo a quienes administran la organización, y nunca dejes uno solo.
El rol más chico que alcance. Un rol de lector para quien solo consulta; un rol propio cuando un rol incluido permite demasiado.
Revisá la lista cada tanto. En Usuarios del inquilino, la columna Último inicio de sesión muestra quién hace mucho que no entra, y Nunca quién no entró nunca. Desactivá los usuarios que nadie usa.

Common issues

Problemas habituales

Can I see who is connected right now?: No. There is no such screen for an organization administrator. Last Login in the user list shows the last time each person signed in.
Can I delete a user who left?: No. Users are deactivated, not deleted.
"Failed to deactivate user": The change was not saved. Reload the page and try again.
I deactivated the wrong person: Press the Inactive button above the list, open the actions menu of that user and choose Activate.

¿Puedo ver quién está conectado en este momento?: No. No hay una pantalla así para un administrador de la organización. Último inicio de sesión en la lista de usuarios muestra la última vez que ingresó cada persona.
¿Puedo eliminar a un usuario que se fue?: No. Los usuarios se desactivan, no se eliminan.
«Error al desactivar el usuario»: El cambio no se guardó. Recargá la página y probá de nuevo.
Desactivé a la persona equivocada: Tocá el botón Inactivo arriba de la lista, abrí el menú de acciones de ese usuario y elegí Activar.